Bei einem Hotelbudget geht es um viel mehr als nur die Ausgaben eines Hauses. Neben der Analyse der Betriebskosten, umfasst die Erstellung eines akkuraten Hotelbudgets auch die Kostenreduzierung, die Optimierung der Nachfrageprognose, die Implementierung neuer digitaler Hoteltechnologien und weitere Budgetstrategien, die wir uns hier genauer ansehen. In diesem Beitrag gehen wir auf einige weniger offensichtliche Methoden ein, mit denen Hotels ihre finanzielle Zukunft besser planen können. Dafür haben wir eine Liste mit 15 Tipps rund ums Thema Hotelbudget erstellt, die Hoteliers, Revenue Managern und Marketingleitern dabei helfen sollen, die finanzielle Situation und die Ergebnisse ihrer Häuser zu verbessern.
Entdecken Sie Tipps für Ihr Hotelbudget, mit denen Sie Ausgaben senken, Personalkosten sparen und vieles mehr
Erkennen und berücksichtigen Sie neue Trends
Zusätzlich zu Auslastung, RevPAR und ADR sollten Revenue Manager regelmäßig umfassende Berichte auswerten, um Trends zu erkennen und zu analysieren, wie sie sich auf die wirtschaftliche Leistung ihres Hauses auswirken. So entsteht auch ein guter Vergleich zwischen dem Budget und den tatsächlichen Ergebnissen. Sobald Hoteliers diese Trends und deren Auswirkungen identifizieren, können sie diese Erkenntnisse in die zukünftige Budgetplanung einfließen lassen.
1. Beobachten Sie Nachfragetrends und saisonale Schwankungen
Wissen Sie, was die Veränderungen der lokalen Nachfrage im Vergleich zum Vorjahr verursacht hat? Gibt es neue alljährliche Veranstaltungen in der Umgebung oder wurden bisherige Events abgesagt? Haben Sie Firmenkunden an die Konkurrenz verloren oder einen neuen Großkunden gewonnen? Hat sich das Reiseaufkommen Ihres Hotels in der Haupt-, Neben- oder Zwischensaison verschoben?
Ermitteln Sie die Ursachen hinter neuen Nachfragetrends und berücksichtigen Sie anhaltende Tendenzen in Ihrem nächsten Budget.
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2. Vergleichen Sie den Hotelumsatz seit Jahresbeginn
Ermitteln Sie den Umsatz Ihres Hotels seit Jahresbeginn. Wie verhält er sich dieses Jahr im Vergleich zum selben Zeitpunkt letztes Jahr? Achten Sie auf Tendenzen in den einzelnen Marktsegmenten, auf Zuwachs bei Vertragskunden, auf dramatische Schwankungen bei ADR oder RevPAR oder auf andere ungewöhnliche Trends.
3. Überprüfen Sie die Gewinn- und Verlustvarianz gegenüber dem Vorjahr
Prüfen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Hotels, um festzustellen, wie sich Gewinne und Verluste im Jahresvergleich entwickeln. Erfährt Ihr Hotel ein Wachstum, stagniert das Geschäft oder erleiden Sie jährlich Verluste? Wenn Sie die jährliche Gewinn- und Verlustvarianz genau im Auge behalten, können Sie sich ein klareres Bild vom finanziellen Erfolg Ihres Hauses machen. Darüber hinaus zeigt die Kontrolle der Varianz, welche finanzielle Leistung Sie im kommenden Jahr voraussichtlich erwarten können.
Tipps zur Budgetierung der Personalkosten in Hotels
Vor der Pandemie machten Personalkosten dem Handelsblatt zufolge zwischen 25 % und 40 % des kompletten Jahresbudgets aus. Infolge der Pandemie und des erhöhten Mindestlohns sehen sich viele Hoteliers mit den höchsten Arbeits- und Personalkosten konfrontiert, die sie je erlebt haben. Das macht eine genaue Analyse der Personalkosten im Hotel, eine strategische Budgetzuweisung und ein wenig Kreativität notwendig.
4. Messen Sie die Produktivität und Leistung Ihrer Mitarbeitenden
Messen Sie die Produktivität Ihres Teams im Verhältnis zu den einzelnen Positionen, den entsprechenden Arbeitsstunden, dem Gehalt und der Mitarbeiterzufriedenheit. Wie produktiv sind Ihre Angestellten? Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit ihrer Position?
Verfolgen Sie Entwicklungen in der Produktivität und Leistung Ihres Teams. Ermitteln Sie, wie diese Tendenzen mit Veränderungen bei Ausgaben oder Budgetanforderungen des Hotels zusammenhängen. Beziehen Sie die Produktivitätstrends in Ihre künftige Budgetplanung ein, um den zusätzlichen Personalbedarf in Zeiten hoher Nachfrage zu berücksichtigen.
5. Erstellen Sie jedes Jahr einen Leitfaden zur Stellenbesetzung
Ein Leitfaden für die Personalbesetzung bietet eine Übersicht über alle Positionen und die dazugehörigen Kosten in Ihrem Betrieb. Er enthält eine Liste der festen Stellen im Hotel und die entsprechenden Gehälter (Fixkosten) sowie eine Formel zur Berechnung der Löhne für stundenweise Beschäftigte (variable Kosten), z.B. Aushilfen. Aktualisieren Sie Ihren Personalleitfaden jedes Jahr, um neue Positionen darin aufzunehmen und Gehaltsänderungen zu berücksichtigen. Passen Sie die Formel für die variablen Stellen bei Bedarf an, um die Produktivität zu verbessern und gleichzeitig den optimalen Personalbedarf zu berücksichtigen.
6. Nutzen Sie digitale Hoteltechnologie, um Arbeitskosten zu senken
Hoteltechnologie ist nicht dafür gedacht, persönlichen Service und freundliche Interaktionen zwischen Gästen und Ihrem Team zu ersetzen. Aber die digitale Transformation Ihres Hotels kann Personalkosten senken und Sie unterstützen, wenn Sie mit einem Arbeitskräftemangel kämpfen. Digitale Hotelkioske, mobile Check-in-Apps, Online-Speisekarten und digitale Zimmerschlüssel sind nur einige der technischen Hilfsmittel, die im Hintergrund für Sie arbeiten können und dadurch Ihren Hotelbetrieb optimieren.
Technologie, die Sie mit Ihrem Hotelbudget unterstützt
Tipps zur Minimierung von Kosten und Ausgaben
Es gibt verschiedene Software und Buchhaltungssysteme, die Hoteliers dabei helfen, ihr Jahresbudget einzuhalten und ihre Ausgaben im Rahmen zu halten. Hier finden Sie einige zusätzliche Tipps zur Erstellung Ihres Hotelbudgets, die Ihnen vielleicht neu sind und die dazu beitragen können, die Kosten und Ausgaben Ihres Hotels zu minimieren.
7. Planen Sie Leistungsprämien ein
Manche Hoteliers vergessen, diesen Posten in ihr Budget aufzunehmen, und haben dann Probleme, den dafür notwendigen Umsatz zu generieren. Stellen Sie sicher, dass die Ausgaben für Leistungsprämien für alle Abteilungen in Ihrem kommenden Budget berücksichtigt werden, vor allem, wenn Sie bei der Einstellung von Hotelpersonal mit Prämienprogrammen werben. Behandeln Sie nicht ausgezahlte Prämien als Überschuss, der in andere Bereiche des Budgets reinvestiert werden kann, z. B. in die weiterführende Schulung Ihres Teams.
8. Berücksichtigen Sie mögliche Reparaturen, Renovierungen oder andere Wartungsarbeiten
Wenn Ihr Hotel jahrelang an einem Problem herumgeflickt hat, wird es irgendwann dauerhaft behoben werden müssen. Planen Sie außerdem Ausgaben für unerwartete Hotelreparaturen ein, insbesondere wenn das Wetter oder andere Faktoren in Ihrem Gebiet einen erheblichen und unberechenbaren Einfluss haben.
9. Denken Sie an den Wash-Faktor
Wenn Sie eine Schwimmgruppe haben, die jedes Jahr für ein örtliches Turnier bucht, stellen Sie vielleicht fest, dass diese Gruppe jedes Jahr 20 Zimmer blockiert, aber nur fünfzehn oder sechzehn dieser Zimmer tatsächlich reserviert. Vertriebsleiter, die dieses Muster erkennen, können mit der Schwimmgruppe zwar einen Vertrag über 20 Zimmer abschließen, aber nur achtzehn Zimmer im Bestand des Blocks freihalten. Dies wird als „Wash-Faktor“ bezeichnet.
Wenn Hotels ihre Zimmer für Gruppen reservieren, nehmen sie Stornierungen, vorzeitige Abreisen, Nichterscheinen und andere Faktoren vorweg, die die endgültige Hotelauslastung beeinflussen könnten. Den Wash-Faktor anzuwenden, bringt immer ein gewisses Risiko. Trotzdem nutzen Vertriebsteams und Revenue Manager diese Strategie, um das Umsatzpotenzial des Hotels in Zeiten hoher Nachfrage zu maximieren und das Risiko zu minimieren, auf nicht verkauften Zimmern sitzen zu bleiben.
Prüfen Sie Ihr Gruppengeschäft
Das Gruppengeschäft eines Hotels kann einen erheblichen Einfluss auf das Jahresbudget haben. Wenn Sie ungebrauchte Zimmer zu lange nicht freigeben, zu niedrige Gruppentarife anbieten und dadurch Ihre ADR-Ziele verfehlen oder sogar Gruppen einplanen, die nicht bei Ihnen buchen, können Sie dem Gesamtergebnis Ihres Hotels schaden. Probieren Sie in Ihrem nächsten Budget folgende Taktiken, um das Gruppengeschäft in Ihrem Haus an Ihre Ziele anzupassen.
10. Analysieren Sie den Buchungsrückstau im Gruppengeschäft
Haben Sie in Ihrem Gruppengeschäft einen Buchungsrückstau? Wie viele vorläufige Gruppen haben Sie derzeit und wie lange sind diese schon als vorläufig markiert? Wie viele potenzielle Gruppenbuchungen haben Sie aktuell im System? Sieht es so aus, als würden sich daraus in nächster Zeit reale Buchungen ergeben oder sollten Sie sich lieber auf andere Kundensegmente konzentrieren? Beobachten und verwalten Sie die Zimmerkontingente der Gruppen das ganze Jahr über sorgfältig, um eine genaue Budgetierung und Auswertung zu ermöglichen.
11. Bewerten Sie die Gruppenleistung im Jahresvergleich
Ermitteln Sie den Buchungsverlauf in Ihrem Gruppensegment, die Stornierungsraten, die ADR sowie die Gesamteinnahmen im bisherigen Jahresverlauf. Sobald Sie ein klares Bild davon haben, wo Ihr Gruppengeschäft steht, können Sie Ihre Erkenntnisse mit den Ergebnissen der letzten drei Jahre vergleichen. Sind Sie auf dem besten Weg, die Vorjahreswerte zu erreichen oder gar zu übertreffen? Oder hinken Sie dieses Jahr hinterher? Jährliche Trends im Gruppengeschäft zu erkennen, kann Ihnen dabei helfen, ihr Budget für künftige Gruppengeschäfte besser zu planen. So können Sie beispielsweise Gruppenraten rechtzeitig anpassen und nachfragestarke Zeiträume identifizieren, in denen Personalkosten und andere variable Ausgaben steigen. All das wirkt sich positiv auf das Budget der folgenden Saison aus.
12. Prüfen Sie geplante Gruppenbuchungen
Wie viele Zimmer haben Gruppen für den Rest des Jahres gebucht? Wie sieht der künftige Buchungsverlauf für Gruppen aus? Wie viele der geplanten Gruppen sind Stammkunden? Haben diese wiederkehrenden Kunden im letzten Jahr alle für sie blockierten Zimmer reserviert? Überprüfen Sie regelmäßig Daten zum zukünftigen Gruppengeschäft, um Trends frühzeitig zu erkennen, die Rack-Rates zu optimieren oder Budgetanpassungen vorzunehmen. So maximieren Sie den Umsatz und minimieren die potenziellen Hotelkosten im Zusammenhang mit dem Gruppengeschäft.
Tipps zur Nachfrageprognose in Ihrem Hotelbudget
Erfahrene Hotel Revenue Manager wissen, dass die Ausgaben nur einen kleinen Teil des Hotelbudgets ausmachen. Zusätzlich dazu richten Sie einen großen Teil ihrer Aufmerksamkeit auf die Zukunft: Nachfrage, Branchenmix, Belegungsgrad und Preisänderungen in der Region. Sie achten auf Änderungen in Wirtschaftstrends und das Verhalten der Konkurrenz, um ein Budget zu erstellen, das auf einer Vielzahl von verlässlichen Datensätzen beruht.
13. Werten Sie den prognostizierten operativen Cashflow aus
Vergewissern Sie sich, dass der voraussichtliche operative Cashflow, d. h. die Einnahmen aus dem normalen Hotelbetrieb, ausreicht, um den Betrieb des Hotels bis zur nächsten Saison zu finanzieren. Wenn der erwartete operative Cashflow nicht hoch genug ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, wird das Hotel wahrscheinlich zusätzliche Investitions- oder Finanzierungsmittel benötigen.
14. Abonnieren Sie den STR-Bericht
Hotels können den STR-Bericht wahlweise wöchentlich, monatlich oder jährlich abonnieren. Der von Smith Travel Research entwickelte STR-Bericht ist eines der nützlichsten Werkzeuge eines Hotelfachmanns. Als aussagekräftiges Benchmarking-Tool vergleicht STR Belegung, ADR und RevPAR Ihres Hotels mit ähnlichen konkurrierenden Häusern in der Region. So stellen Sie sicher, dass Ihr Hotel richtig positioniert ist, um weiterhin Marktanteile zu gewinnen und keine Kunden zu verdrängen. Darüber hinaus können Sie mithilfe des STR-Berichts auch den umliegenden Markt insgesamt analysieren, um neue Trends noch schneller und besser zu erkennen.
15. Nutzen Sie historische Daten für zukünftige Kostenplanung
Achten Sie auf Ausgabentrends in jeder Abteilung und für jeden Budgetposten. Achten Sie zum Beispiel auf die Kosten für Housekeeping, die Ausgaben für Speisen und Getränke, den Personalbedarf an der Rezeption, Schwankungen der Strompreise, den Wasserverbrauch und andere Bereiche. Lassen Sie historische Ausgabentrends und neue Entwicklungen in Ihr Budget einfließen.
Wenn die Ausgaben für Housekeeping beispielsweise in den letzten drei Jahren im ersten und dritten Quartal höher waren, können Sie für das nächste Jahr den gleichen Trend erwarten. Planen Sie deshalb mehr Ausgaben für das erste und dritte Quartal ein und suchen Sie aber gleichzeitig nach Möglichkeiten, die Kosten im Zaum zu halten. Beobachten Sie das ganze Jahr über die Resultate Ihres Hotels genau. Passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an und arbeiten Sie mit allen Abteilungsleitern zusammen, um Ihre Ziele zu erreichen. So können Sie am Ende des Geschäftsjahres gemeinsam feiern, dass Sie Ihr Hotelbudget erreicht haben.
Speichern Sie sich diese Liste mit Tipps rund ums Hotelbudget, damit Sie jederzeit darauf zurückgreifen können!
Für Hoteliers, die am Budget und der Finanzplanung arbeiten, sind fundierte Revenue Management Kenntnisse unerlässlich. Holen Sie sich Tipps und Rat zu diesem Thema, bevor Sie sich an das nächste Budget machen.
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