Tagungsräume zu vermieten, ist nicht einfach. Hotels und Veranstaltungszentren konkurrieren um dieselben Events, und Planer haben mehr Auswahlmöglichkeiten als je zuvor. Wenn Sie Ihre Räumlichkeiten nicht gut vermarkten, bleiben sie leer.
Die gute Nachricht? Mit ein paar cleveren Schritten können Sie Ihren Betrieb besser positionieren, mehr Veranstaltungen buchen und Ihren Umsatz steigern. Ganz gleich, ob Sie sich auf Firmenmeetings oder private Feiern spezialisieren, diese Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Räumlichkeiten zu vermieten und Ihren Kalender zu füllen. Auf geht’s!
Den Markt für Veranstaltungsräume verstehen
Der Vertrieb von Veranstaltungsräumen ist eine Herausforderung. Planer haben heutzutage mehr Auswahlmöglichkeiten, höhere Erwartungen und knappere Budgets. Um sie als Kunden zu gewinnen, müssen Sie verstehen, wer sie sind, was sie wollen und mit wem Sie konkurrieren. Außerdem müssen Sie mit immer neuen Trends mithalten.
Wer bucht Tagungsräume?
Viele verschiedene Planer suchen nach Veranstaltungsorten, und jeder hat unterschiedliche Anforderungen:
● Planer von Firmenveranstaltungen buchen Räume für Meetings, Schulungen und Besprechungen für Führungskräfte. Sie legen Wert auf Komfort, technische Ausstattung und ein gepflegtes Ambiente.
● Verbände veranstalten jährliche Konferenzen und Networking-Events. Sie benötigen oft große, flexible Räume und ein reibungsloses Besuchererlebnis.
● Planer von gesellschaftlichen Veranstaltungen organisieren Hochzeiten, Galas und Feiern. Sie legen Wert auf Ambiente, individuelle Ausstattung und All-inclusive-Pakete.
● Lokale Unternehmen benötigen Räumlichkeiten für Teambuilding-Events, Produktvorstellungen und Kundengespräche. Sie legen Wert auf erschwingliche Preise und einen einfachen Buchungsprozess.
Was wollen Planer wirklich?
Egal welche Veranstaltung sie organisieren, einige Dinge sind für Planer immer wichtig:
● Flexibilität: Anpassbare Layouts, Breakout-Räume und hybride Meeting-Möglichkeiten
● Technik und Konnektivität: Schnelles WLAN, Optionen für Videokonferenzen und nahtlose AV-Integration
● Ambiente und Erlebnis: Natürliches Licht, einzigartige Einrichtung und eine Umgebung, die ihre Veranstaltung aufwertet
● Transparente Preisgestaltung: Einfache, im Voraus festgelegte Preise ohne versteckte Gebühren
● Günstige Lage: Gute Erreichbarkeit, Parkmöglichkeiten und nahegelegene Unterkünfte für Teilnehmer
Wie sich der Markt und die Wettbewerbssituation verändert haben
Sie konkurrieren nicht mehr nur mit anderen Hotels. Zu den heutigen Optionen, die Planern zur Verfügung stehen, gehören auch:
● Einzigartige Veranstaltungsorte: Museen, Dachterrassen oder Brauereien ziehen Planer an, die nach dem „Wow“-Faktor suchen.
● Coworking Spaces: Diese flexiblen, technisch gut ausgestatteten Räumlichkeiten sprechen Firmenteams an.
● Hybride und virtuelle Lösungen: Einige Unternehmen reduzieren Präsenzveranstaltungen zugunsten von virtuellen oder hybriden Events.
Warum sich Ihre Tagungsräume schlecht vermieten lassen
Wenn Ihr Tagungsraum nicht so schnell oder oft ausgebucht ist, wie Sie es sich wünschen, liegt das nicht nur am Pech. Planer erwarten heutzutage Komfort, Transparenz und moderne Ausstattung. Wenn Sie in wichtigen Bereichen nicht überzeugen können, wenden sich potenzielle Kunden schnell an Ihre Konkurrenz.
Hier sind einige mögliche Gründe, die Ihnen im Weg stehen könnten:
Unklares oder wenig überzeugendes Marketing
Planer buchen keine Räumlichkeiten, die sie nicht verstehen. Wenn Ihre Informationen vage sind oder auf Ihrer Webseite untergehen, verlieren Sie potenzielle Kunden. Ihr Marketing sollte sofort folgende Fragen beantworten:
● Für welche Arten von Veranstaltungen eignet sich Ihr Veranstaltungsort am besten?
● Welche Ausstattung und Technik bieten Sie?
● Wodurch hebt sich Ihr Veranstaltungsort von der Konkurrenz ab?
Nicht wettbewerbsfähige oder intransparente Preise
Wenn Planer erst anrufen oder sich durch komplizierte Pakete kämpfen müssen, um Raten herauszufinden, suchen sie sich oft einen anderen Anbieter. Geben Sie Ihre Preise offen an, bieten Sie flexible Pakete an und orientieren Sie sich mit Ihren Raten am Markt.
Ein umständlicher Anfrage- und Buchungsprozess
Können Planer die Verfügbarkeit einfach überprüfen oder ein Angebot anfordern? Wenn sie tagelang auf eine Antwort warten müssen, suchen sich viele Organisatoren schon eine Alternative. Sorgen Sie daher für sofortige Angebote, klare Kontaktoptionen und schnelle Rückmeldungen.
Veraltete Technik
Planer erwarten starkes WLAN, die Möglichkeit, hybride Events auszurichten und benutzerfreundliche AV-Systeme. Wenn Ihr Veranstaltungsort immer noch kein stabiles Hochgeschwindigkeitsinternet hat oder keine Videokonferenz-Tools bietet, sind Sie im Nachteil.
Eine schwache Online-Präsenz
Die meisten Planer beginnen ihre Suche online. Wenn Ihre Webseite veraltet ist, Ihre Fotos von schlechter Qualität sind oder Ihr Veranstaltungsort nicht auf Buchungsplattformen gelistet ist, sind Sie für viele potenzielle Kunden unsichtbar. Investieren Sie also in eine moderne Webseite, professionelle Bilder sowie eine starke Präsenz auf Google und relevanten Veranstaltungsportalen.
9 Strategien, um Ihre Veranstaltungsräume schneller zu vermieten und Kunden langfristig zu binden
Um Ihre Veranstaltungsräume zu vermieten, müssen Sie Planern das Leben erleichtern, damit sie immer wieder zu Ihnen zurückkommen. Wie Sie Buchungen beschleunigen und nachhaltige Beziehungen aufbauen können, erfahren Sie hier.
1. Bauen Sie eine starke Online-Präsenz auf
Ihr Veranstaltungsort sollte online leicht zu finden sein und einen guten ersten Eindruck hinterlassen, wenn Planer nach Optionen suchen. Wenn Ihre Webseite veraltet, schwer zu navigieren ist oder wichtige Informationen fehlen, verlieren Sie wahrscheinlich potenzielle Kunden.
Das Cvent Supplier Network (CSN) ist ein großartiges Tool für Hotels, Veranstaltungsorte und CVBs, die Eventplaner und Firmenkunden anziehen möchten. Mit über 159,000 Planern, die täglich nach Tagungsräumen suchen, ist ein starkes CSN-Profil ein entscheidender Faktor für mehr Gruppenbuchungen.
Stellen Sie sicher, dass Sie im CSN gelistet sind, und aktualisieren Sie Ihr Profil mit den neuesten Informationen. Präsentieren Sie Ihre Tagungsräume mit schönen Fotos und Videos, die deren Vielseitigkeit demonstrieren. Zeigen Sie, wie die Räume aussehen, wenn sie für verschiedene Arten von Veranstaltungen eingerichtet sind, von kleinen Meetings bis hin zu großen Konferenzen.
Optimieren Sie Ihr CSN-Profil und Ihre Webseite dann auch noch für Suchmaschinen. Verwenden Sie Schlüsselwörter wie „Tagungsräume in [Ihre Stadt]“ oder „Veranstaltungsorte in der Nähe von [Ihr Standort]“, um sicherzustellen, dass Planer Sie über Suchmaschinen finden.
2. Nutzen Sie soziale Medien und E-Mail-Marketing richtig
Soziale Medien und E-Mail-Marketing sind wirksame Instrumente, um Interessenten im Gedächtnis zu bleiben, relevante Inhalte zu teilen und Ihren Veranstaltungsort bei der richtigen Zielgruppe bekannt zu machen.
● Storytelling auf sozialen Medien: Plattformen wie Instagram und Facebook eignen sich perfekt, um Ihren Veranstaltungsort in Aktion zu zeigen. Veröffentlichen Sie Fotos von Veranstaltungen, Blicke hinter die Kulissen und Zeitraffer-Videos von der Raumgestaltung. Heben Sie Erfolgsgeschichten Ihrer Kunden und nutzergenerierte Inhalte hervor, um Vertrauen aufzubauen.
● Nutzen Sie E-Mail-Marketing, um in Kontakt zu bleiben: Erstellen Sie eine segmentierte E-Mail-Liste, um personalisierte Updates zu neuer Ausstattung, Verfügbarkeiten oder Sonderaktionen zu versenden. Geben Sie auch hier Einblicke hinter die Kulissen oder stellen Sie einzigartige Veranstaltungen vor, die in Ihren Räumlichkeiten stattfinden.
● Interagieren Sie mit Ihrer Zielgruppe: Reagieren Sie auf Kommentare, beantworten Sie Fragen und veranstalten Sie Live-Frage-und-Antwort-Runden. Durch die Interaktion mit Planern können Sie Beziehungen aufbauen, die Vertrauen und Loyalität fördern.
3. Reagieren Sie schnell
Wenn ein Planer Kontakt aufnimmt, ist Zeit ein entscheidender Faktor. Wenn Sie nicht schnell antworten, riskieren Sie, die Chance zu verpassen.
Der 2026 Global Cvent Planner Sourcing Report zeigt, dass die meisten Planer innerhalb von vier Werktagen eine Antwort auf ihre Ausschreibungen erwarten – unabhängig von der Teilnehmerzahl. Anbieter, die innerhalb dieses Zeitraums klare und vollständige Angebote senden, heben sich positiv ab.
● Legen Sie Erwartungen hinsichtlich der Antwortzeit fest: Idealerweise sollten Sie alle Anfragen innerhalb von vier Tagen beantworten. Nutzen Sie Technologien zur Automatisierung von Antworten, um Anfragen zu verwalten und schnell zu reagieren, insbesondere in Stoßzeiten.
● Machen Sie es Interessenten leicht, Sie zu kontaktieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten auf Ihrer Webseite leicht zu finden sind, und erwägen Sie die Einrichtung einer Live-Chat-Option, um Fragen in Echtzeit zu beantworten.
● Reagieren Sie umgehend: Wenn Sie innerhalb weniger Tage keine Rückmeldung von einem Planer erhalten haben, senden Sie eine freundliche Erinnerungs-E-Mail, um zu fragen, ob noch weitere Fragen offen sind oder welche zusätzlichen Informationen benötigt werden.
4. Personalisieren Sie Ihr Angebot
Generische Angebote reichen nicht aus. Planer möchten wissen, wie Ihr Veranstaltungsort ihre spezifischen Herausforderungen lösen kann.
● Stellen Sie Fragen, um ihre Vorstellungen zu verstehen: Was sind ihre Ziele für die Veranstaltung? Wie hoch ist die erwartete Teilnehmerzahl? Benötigen sie bestimmte AV-Ausstattung oder flexible Raumaufteilungen? Durch diese Fragen können Sie Ihre Antwort individuell anpassen und zeigen, wie Ihr Veranstaltungsort besondere Anforderungen erfüllt.
● Heben Sie hervor, was für den Kunden am wichtigsten ist: Sobald Sie die Bedürfnisse des Planers verstanden haben, heben Sie die relevanten Merkmale Ihrer Räumlichkeiten hervor. Ob flexible Sitzanordnungen, moderne AV-Ausstattung oder Catering-Optionen – zeigen Sie dem Kunden, wie Sie seine Veranstaltung zu einem Erfolg machen können.
5. Bieten Sie Begehungen vor Ort und virtuelle Rundgänge an
Wenn Sie Planern die Möglichkeit geben, Ihre Räumlichkeiten persönlich oder virtuell zu besichtigen, können sie mit gutem Gewissen bei Ihnen buchen.
● Veranstalten Sie Begehungen vor Ort: Laden Sie Planer ein, Ihre Räumlichkeiten zu besichtigen, sich die Raumaufteilung anzusehen und ihre Anforderungen für die Veranstaltung persönlich zu besprechen. So bauen Sie eine persönliche Beziehung auf und können direkt auf Bedenken eingehen.
● Bieten Sie virtuelle Rundgänge an: Ein Drittel der Planer gibt an, dass die Entscheidung, ob sie eine Angebotsanfrage einreichen oder nicht, davon abhängt, ob 3-D- oder virtuelle Rundgänge angeboten werden. Wenn persönliche Besichtigungen nicht möglich sind, erstellen Sie einen virtuellen 3-D-Rundgang durch Ihre Räumlichkeiten. So können Planer den Veranstaltungsort aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und haben das Gefühl, selbst dort gewesen zu sein.
6. Bieten Sie außergewöhnlichen Kundenservice
Manchmal reicht schon eine einfache Nachfrage, um einen potenziellen Kunden zur Bestätigung seiner Buchung zu bewegen.
● Warten Sie nicht zu lange: Senden Sie nach einer Anfrage oder einem Besuch vor Ort innerhalb von 48 Stunden eine E-Mail. Seien Sie höflich, aber bestimmt, und liefern Sie alle zusätzlichen Details, die für eine Entscheidung erforderlich sein könnten.
● Bieten Sie beim Nachfassen gleichzeitig einen Mehrwert: Fügen Sie Informationen über neue Dienstleistungen, zusätzliche Vergünstigungen oder weitere Verfügbarkeiten hinzu, um Ihr Angebot attraktiver zu gestalten.
7. Suchen Sie sich die richtigen Partner
Kooperationen können Ihre Reichweite vergrößern und Ihr Buchungspotenzial steigern.
● Bauen Sie Beziehungen zu Veranstaltungsplanern auf: Oft sind sie es, die für ihre Kunden über Veranstaltungsorte entscheiden. Der Aufbau starker Partnerschaften mit ihnen kann daher entscheidend sein.
● Arbeiten Sie mit Kongress- und Tourismusbüros (Convention and Visitors Bureaus – CVBs) zusammen: Lokale CVBs sind fantastische Partner, die Ihnen dabei helfen, Planer zu erreichen, die Veranstaltungsorte in Ihrer Region buchen möchten. Viele CVBs werden Ihren Veranstaltungsort auf ihrer Webseite vorstellen oder ihn ihren Kunden empfehlen.
● Vernetzten Sie sich mit örtlichen Unternehmen: Der Aufbau von Beziehungen zu lokalen Zulieferern, Transportunternehmen und Unterhaltungsdienstleistern kann Planern einen zusätzlichen Mehrwert bieten und Ihren Veranstaltungsort attraktiver machen.
8. Nutzen Sie Softwarelösungen, die Planer lieben
Veranstaltungsplaner, egal ob sie große oder kleine Meetings organisieren, mögen es unkompliziert. Ihr Job ist schon hektisch genug. Darum schätzen sie Software, die Zeit spart und ihnen die Arbeit erleichtert. Bleiben Sie der Konkurrenz voraus, indem Sie folgende Tools einsetzen:
● Software für Veranstaltungsdiagramme: Sie hilft Planern, sich vor der Buchung ein Bild von der Ausstattung und Gestaltung ihres Events zu machen. So verstehen sie das Layout besser und können sich bei der Auswahl der Räumlichkeiten ganz sicher sein. Diagrammtechnologie ist auch dafür bekannt, dass sie bei der Erstellung von Raumplänen viel Zeit spart. Cvent Event Diagramming beispielsweise reduziert die Zeit für die Diagrammerstellung um bis zu 50 %.
● Passkey für die Verwaltung von Zimmerkontingenten: Verwenden Sie eine Software wie Cvent Passkey zur Verwaltung von Zimmerkontingenten, damit Planer ihre Hotelzimmerkontingente selbstständig organisieren können. Mit diesem Tool wird Ihr Veranstaltungsort vor allem für Planer, die größere Veranstaltungen organisieren, noch attraktiver.
● Online-Buchung für einfache Meetings: Wenn es um kleine Meetings geht, möchten Planer schnell buchen können. Verwenden Sie Plattformen wie Cvent Instant Book, damit Planer kleinere Tagungen einfach online buchen können. Nutzen Sie dieses Tool, um Live-Verfügbarkeiten und Preise anzuzeigen und Planern die Möglichkeit zu geben, A/V- oder F&B-Pakete auszuwählen, ohne eine aufwändige Anfrage einreichen zu müssen.
9. Vereinfachen Sie die Buchung für kleinere Meetings
Nicht alle Meetings erfordern komplexe Vorbereitungen. Vereinfachen Sie daher den Buchungsprozess für kleinere Veranstaltungen mithilfe eines Sofortbuchungssystems. Wenn Planer die Räumlichkeiten mit nur wenigen Klicks reservieren können, macht das Ihren Veranstaltungsort deutlich attraktiver.
Setzen Sie diese Tipps um und buchen Sie ab heute noch mehr Veranstaltungen
Der Vertrieb Ihrer Veranstaltungsräume muss kein langwieriger, komplizierter Prozess sein. Konzentrieren Sie sich auf Kernstrategien wie den Aufbau einer starken Online-Präsenz, die Vereinfachung des Buchungsprozesses und personalisierte Dienstleistungen, um mehr Planer anzulocken und Vereinbarungen schneller abzuschließen.
Das Ziel ist es, den Prozess für Veranstaltungsplaner so einfach und angenehm wie möglich zu gestalten. So verkaufen Sie nicht nur mehr Veranstaltungsflächen, Sie sichern sich auch treue Kunden, die für zukünftige Veranstaltungen wieder zu Ihnen kommen. Bleiben Sie proaktiv, reagieren Sie schnell und sorgen Sie dafür, dass Ihr Veranstaltungsort den Menschen im Gedächtnis bleibt. So werden Sie bald zur beliebtesten Adresse für erfolgreiche Tagungen und Veranstaltungen.
Laden Sie unseren aktuellen Planner Sourcing Report herunter, um zu erfahren, was Planer heute von Veranstaltungsorten erwarten.
