„Nicht verpassen: [Name des Events] in 7 Tagen“
Haben Sie jemals eine E-Mail mit einer solchen Betreffzeile erhalten und nicht weitergescrollt? Vielleicht hat sie Sie begeistert oder Ihnen das Gefühl gegeben, „Oh nein, das hätte ich fast vergessen“. Das ist der Zweck einer guten E-Mail zur Erinnerung an ein Event.
Aber das Verfassen dieser E-Mails kann sich schwierig gestalten. Sie möchten die Teilnehmer an Events erinnern, ohne Spam zu versenden, und wichtige Informationen bereitstellen, ohne sie zu überfordern.
In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über E-Mails zur Erinnerung an Events wissen müssen – von den Betreffzeilen bis hin zu Must-haves und sogar dem richtigen Timing.
Was sind E-Mail-Erinnerungen an Events?
Erinnerungs-E-Mails sind Teil der Event-Marketingstrategie der meisten Unternehmen. Diese E-Mails sind ein sanfter Anstoß, um Ihre Teilnehmer vorzubereiten und zu begeistern.
Betrachten Sie diese E-Mails als eine Art Peptalk vor dem Event. Sie sind eine kurze Zusammenfassung der Grundlagen: Name des Events, Datum, Uhrzeit und Ort. Aber Sie können noch mehr hinzufügen.
Wenn es bei Ihrem Event beispielsweise eine Kleiderordnung gibt, geben Sie diese an. Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer Ihre Event-App herunterladen, geben Sie dies zusammen mit den Schritten an.
Eine rechtzeitig versandte Erinnerungs-E-Mail hat zwei Vorteile.
Menschen lieben es, an Events teilzunehmen. Studien zeigen, dass 65 % der Menschen ein Produkt besser verstehen, wenn sie es im Rahmen eines Live-Events erleben. Diese Art von E-Mail kann die Teilnahme erhöhen, indem sie diejenigen erinnert, die sich anmelden möchten, es aber vielleicht vergessen haben.
Außerdem tragen sie dazu bei, die Begeisterung für das Event zu steigern. Sie können die Teilnehmer begeistern und zur Teilnahme motivieren, indem Sie Referenten oder Aktivitäten hervorheben. Sie können Ihnen auch dabei helfen, Ihr Event durch Ihre Registranten bekannt zu machen. Erwägen Sie, Ihre Erinnerungs-E-Mails zu nutzen, um Teilnehmer zu ermutigen, einen Freund mitzubringen, insbesondere wenn Sie über zusätzlichen Platz oder Tickets verfügen.
Vorteile von E-Mail-Erinnerungen an Events
Das Versenden von E-Mails zur Erinnerung an Events hat verschiedene Vorteile. Eine gute Erinnerungs-E-Mail hilft:
1. Die Fakten zu teilen
Wie bereits erwähnt, können Sie Erinnerungs-E-Mails einsetzen, um in letzter Minute Details zum Event mitzuteilen, wie z. B. den Veranstaltungsort, die Startzeit, Informationen zu den Referenten oder spezifische Anweisungen.
2. Die Teilnahme anzukurbeln
Eine Erinnerungs-E-Mail kann die Gesamtteilnahme erhöhen, indem sie diejenigen, die kommen wollten, es aber vielleicht vergessen haben, freundlich daran erinnert.
3. Marketing-Tool hinzuzufügen
Verwenden Sie Erinnerungs-E-Mails als strategisches Tool für das E-Mail-Marketing für Events. Sie können sie versenden, um für die Vorteile einer Teilnahme zu werben und zu erklären, was die Teilnehmer erwartet. Sie können auch als Anreiz dienen, um mehr Teilnehmer zu gewinnen.
4. Danke zu sagen
Senden Sie Erinnerungs-E-Mails, um sich bei denjenigen zu bedanken, die bereits geantwortet haben, und ermutigen Sie diejenigen, die sich noch nicht angemeldet haben, sich anzumelden.
5. Ihnen die Arbeit zu erleichtern
Dank Erinnerungs-E-Mails sind keine Follow-up-Anrufe oder -Nachrichten mehr nötig. Mit anderen Worten: besseres Event-Management. Fügen Sie einen Link oder eine Telefonnummer für die Rückmeldung bei, um die Teilnahme zu verfolgen und entsprechend anzupassen.
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8 Tipps für die perfekte Erinnerungs-E-Mail an ein Event
Mit diesen Tipps heben sich Ihre Erinnerungs-E-Mails an Events von der Masse ab:
1. Halten Sie es einfach
Kurz und bündig ist der richtige Weg – keine ausgefallenen Grafiken erforderlich. Anstatt Ihre E-Mail mit Informationen oder auffälligen Bildern zu überladen, konzentrieren Sie sich auf die Botschaft.
Schließlich wollen Sie nicht, dass die Leute abgelenkt werden; Sie wollen, dass sie sich anmelden oder zu Ihrem Event kommen.
Konzentrieren Sie sich also auf Erinnerungsnachrichten für das Event. Verwenden Sie diese E-Mails, um Personen, die sich bereits angemeldet haben, weitere Details zu senden. Sie sind bereits interessiert, also müssen Sie nicht auf das Event aufmerksam machen. Diese E-Mail sollte eine freundliche Erinnerung mit einer Prise Spannung sein.
Eine einfache, gut geschriebene E-Mail kann genauso effektiv sein, wenn nicht sogar noch effektiver, als eine E-Mail voller unnötiger Details. Dieser Ansatz zeigt, dass Sie die Zeit Ihres Publikums respektieren und die wichtigen Dinge hervorheben.
2. Schreiben Sie eine überzeugende Betreffzeile
Die Betreffzeile ist entscheidend. Sie wird darüber entscheiden, ob Ihre Teilnehmer die E-Mail öffnen oder nicht.
Ein Tipp für das Verfassen einer wirkungsvollen Betreffzeile ist die Verwendung von Personalisierung, z. B. des Namens des Empfängers. Diese Strategie kann die E-Mail-Öffnungsraten um bis zu 50 % steigern. Sie können sogar kostenlose Software wie subjectline.com ausprobieren, um die Wirksamkeit Ihrer Betreffzeilen zu messen.
Weitere Tipps sind, sich klar zu fassen (indem Sie Wörter wie „Erinnerung“ und „nicht vergessen“ verwenden) und die Nachricht kurz zu halten. Verwenden Sie beispielsweise statt einer allgemeinen Betreffzeile wie „Kommendes Event“ eine Betreffzeile wie „Nicht vergessen: [Name des Events] ist diesen Samstag!“ Dadurch wird der Zweck der E-Mail deutlich und die Aufmerksamkeit des Lesers geweckt.
3. Heben Sie das Wichtige hervor
Diese E-Mail soll die Teilnehmer an die wesentlichen Punkte erinnern, wie z. B.:
- Datum und Uhrzeit des Events:Geben Sie Datum und Uhrzeit an. Dies ist der wichtigste Teil für Ihre Teilnehmer.
- Event-Standort: Geben Sie die genaue Adresse und andere relevante Details an, wie z. B. Parkhinweise oder Orientierungspunkte am Veranstaltungsort.
- Anforderungen: Erwähnen Sie besondere Anforderungen wie Kleiderordnung, mitzubringende Dinge oder Vorbereitungen vor dem Event.
Versuchen Sie zumindest, wichtige Details in die Betreffzeile aufzunehmen, wenn möglich auch das Datum. Zum Beispiel könnte Ihre Betreffzeile lauten: „Erinnerung: Die Gala 2024 findet dieses Wochenende statt.“
Wenn alle Informationen im Voraus bereitgestellt werden, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Teilnehmer etwas verpassen, und sie können sich besser vorbereiten.
4. Fügen Sie einen Call to Action (CTA) hinzu
CTAs sind Aufforderungen, die den Leser dazu bringen sollen, etwas zu tun. Auch wenn die Empfänger Ihrer Event-Erinnerungs-E-Mail bereits Tickets gekauft haben, können Sie weiterhin CTAs einfügen, wie z. B.:
- Bestätigen Sie die Teilnahme: „Klicken Sie hier, um Ihre Teilnahme an [Event] zu bestätigen.“ Wenn Sie die Teilnehmer bitten, sich für Ihr Event anzumelden, erhalten Sie eine endgültige Teilnehmerzahl und können so auch die Anmeldungen von Kurzentschlossenen besser verwalten.
- Bringen Sie einen Freund mit: „Bringen Sie einen Freund mit zu [Event] – erhalten Sie 10 % Rabatt auf Tickets mit dem Code FRIENDS.“ CTAs, die Menschen dazu anregen, einen weiteren Gast mitzubringen, erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass mehr Menschen an Ihrem Event teilnehmen.
- Bereiten Sie sich vor: „Laden Sie den Zeitplan herunter“ oder „Reservieren Sie Ihren Parkplatz online.“ Diese CTAs bieten den Teilnehmern die Ressourcen, die sie benötigen, oder erklären, wie sie sich auf Ihr Event vorbereiten können.
- Folgen und teilen: „Folgen Sie uns in den sozialen Medien“ oder „Teilen Sie [Event] auf Instagram.“ Verwenden Sie diese CTAs, um Ihre Sichtbarkeit und Ihr Engagement in den sozialen Medien zu erhöhen.
5. Fügen Sie einen FAQ-Bereich hinzu
Fügen Sie FAQs entweder in die E-Mail oder auf Ihre Website ein (mit einem Link in der E-Mail), damit alle auf dem Laufenden sind. FAQs sind einfach zu lesen, also perfekt für eine E-Mail. Nehmen Sie dabei Bezug auf:
- Parken und Transport: Parken, öffentliche Verkehrsmittel, Shuttleservice
- Kleiderordnung: Entspannte Businesskleidung
- Dauer des Events: Anfangs- und Endzeiten, Pausen und Networking-Möglichkeiten, Happy Hours
- Essen: Essensausgabe, Catering, diätbedingte Einschränkungen
- Regeln für Gäste: Kann ich einen Gast mitbringen, Altersbeschränkungen, was muss ich mitbringen
- Zusätzliche Kosten: Was muss ich zusätzlich für Aktivitäten und Merchandise bezahlen?
- Digitale Assets nach dem Event: Bekomme ich nach dem Event Aufnahmen, Fotos und andere digitale Inhalte?
Ein FAQ-Bereich kann die Zahl der No-Shows reduzieren, indem er die Teilnehmer stärker in Ihr Event einbindet und ihr Vertrauen in das Event stärkt.
6. Verwenden Sie eine echte E-Mail-Adresse, die Sie tatsächlich abrufen
Senden Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail von einer echten E-Mail-Adresse, die Antworten empfangen kann (d. h. keine „Nicht antworten“-E-Mail). Auf diese Weise können Sie alle Fragen oder Bedenken in letzter Minute beantworten.
Eine tatsächliche Antwort-E-Mail ermöglicht es den Teilnehmern, sich mit Fragen oder Problemen an Sie zu wenden. Dies verbessert ihre Erfahrung und zeigt, dass Sie ihre Anwesenheit schätzen und ihnen helfen möchten. Schnelle Reaktionen können Probleme beheben, Teilnehmer beruhigen und für einen reibungslosen Ablauf des Events sorgen.
7. Bauen Sie Spannung auf und sorgen Sie für mehr Engagement
Dies ist eine Gelegenheit, bei Ihren Event-Teilnehmern für Begeisterung und Vorfreude zu sorgen. Verwenden Sie in Ihrer E-Mail eine positive und enthusiastische Sprache, um Vorfreude zu erzeugen. Sätze wie „Wir können es kaum erwarten, Sie bei [Event] zu sehen“ können Ihrer Kommunikation Persönlichkeit verleihen und den Teilnehmern helfen, sich mit Ihrer Marke zu identifizieren.
Fügen Sie auch Links zu Ihren Social-Media-Seiten und allen von Ihnen erstellten Event-Hashtags hinzu. Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich über diese Hashtags und durch Taggen Ihrer Konten in den sozialen Medien an Ihrem Event zu beteiligen. Durch das Engagement in den sozialen Medien wird die Sichtbarkeit Ihres Events erhöht und ein Gemeinschaftsgefühl geschaffen.
Zum Beispiel: „Verwenden Sie #[Event-Hashtag]“ oder „Folgen Sie uns auf [Social-Media-Kanal].“ So bleiben die Teilnehmer auf dem Laufenden und können ihre Begeisterung mit ihren eigenen Netzwerken teilen.
8. Bereitstellung von Informationen zur Vorbereitung
Wenn Gäste noch etwas tun müssen, um sich auf Ihr Event vorzubereiten, sollten Sie dies jetzt erwähnen (oder verbindlich anfragen).
Gäste müssen beispielsweise möglicherweise eine App für das Event herunterladen, für begrenzte Parkmöglichkeiten im Voraus bezahlen oder etwas mitbringen. Machen Sie die Dinge klar und einfach.
Schlagen Sie außerdem optionale Aktivitten, um ihr Erlebnis noch besser zu machen. Sagen Sie ihnen, sie sollen Visitenkarten mitbringen, vor dem Event den Zeitplan überprüfen, sich für ein Speed-Networking-Event anmelden oder alles mitbringen, was sie brauchen. Wenn Sie ihnen diese Informationen geben, fühlen sie sich besser vorbereitet und es kommt zu weniger Verwirrung in letzter Minute.
Wann sollten Sie E-Mail-Erinnerungen an Events versenden?
Der Zeitpunkt Ihrer Erinnerungs-E-Mails für Events kann einen großen Unterschied bei der Teilnahme machen. Der genaue Ablauf hängt zwar von Ihrem Event und Ihrem Publikum ab, aber hier ist ein allgemeiner Plan, um die Teilnehmer informiert zu halten:
Die Branche empfiehlt, neben der ersten Registrierungsbestätigung mindestens drei Erinnerungs-E-Mails zu senden. Die erste Erinnerung sollte 14 Tage vor dem Event verschickt werden, gefolgt von einer Erinnerung eine Woche vorher, damit sie immer noch ganz oben auf meiner Liste steht. Die dritte Erinnerung sollte einen Tag oder 48 Stunden vorher als letzte Erinnerung gesendet werden.
Das Versenden von E-Mails zum richtigen Zeitpunkt kann die Öffnungsraten und letztlich die Teilnahme erhöhen. Es geht darum, dass Ihr Event bei den Teilnehmern im Gedächtnis bleibt und die Zahl der kurzfristigen Absagen minimiert wird.
Suchen Sie nach Daten von Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform, um den besten Zeitpunkt und die besten Tage für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Versenden Sie E-Mails möglichst nicht montags und freitags, da dies in der Regel die Tage mit der geringsten Beteiligung sind.
10 Vorschläge für Betreffzeilen in Erinnerungs-E-Mails an Events
Hier sind einige Ideen für Betreffzeilen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und erstellen Sie Ihre nächste E-Mail-Erinnerung an Events, um erfolgreich zu sein:
- Haben Sie heute Zeit? [Name des Events]
- Es ist noch Zeit, sich anzumelden. Erinnerung an [Name des Events]
- Haben Sie auf die Einladung zum Event [Name des Events] heute geantwortet?
- Erhalten Sie exklusive Inhalte: Erinnerung an [Name des Events]
- Bis bald! [Name des Events]: Nachricht:
- Letzte Chance, sich vorzubereiten. [Details zum Event] finden Sie hier
- Nur noch wenige verfügbar! Verpassen Sie nicht [Name des Events]
- [X] Tage bis zu [Name des Events]. Sind Sie bereit?
- Notieren Sie sich im Kalender: [Name des Events] in [X] Tagen
- Sehen wir uns am [Datum]?
Erinnerungs-E-Mails an Events: Best Practices
Um eine Erinnerungs-E-Mail an ein Event zu erstellen, die Ergebnisse und Teilnahme erzielt, denken Sie an Folgendes:
- Seien Sie professionell und freundlich.
- Geben Sie alle wichtigen Details an, wie z. B. Kontaktinformationen, Rechnungsnummern oder Links zu Online-Meetings.
- Formulieren Sie eine klare und einfache Handlungsaufforderung (Call-to-Action, CTA).
- Bieten Sie Hilfe oder Unterstützung an, um den Empfänger bei der Erledigung der Aufgabe zu unterstützen.
- Schreiben Sie eine einfache Betreffzeile, die den Inhalt der E-Mail wiedergibt.
- Beantworten Sie alle Fragen zu Ihrer Erinnerungs-E-Mail.
Beispiele für Erinnerungs-E-Mails an Events
Hier finden Sie drei Beispiele für Erinnerungs-E-Mails an Events, die Sie an Ihr Event anpassen können, um Ihre Kommunikation zu verbessern und die Teilnehmerzahl zu maximieren.
Vorlage 1: 14 Tage vor dem Event
Betreff: Nicht verpassen. [Name des Events] findet bald statt
Hallo [Vorname],
Eine freundliche Erinnerung daran, dass [Name des Events] in zwei Wochen am [Datum] um [Uhrzeit] stattfindet.
Wir freuen uns auf einen Tag/Abend voller [erwähnen Sie einige Höhepunkte, z. B. inspirierende Referenten, Workshops und Networking-Möglichkeiten].
Sie können sich noch anmelden. Registrieren Sie sich jetzt und nehmen Sie teil an:
- [Highlight 1 hervorheben]
- [Vorteil 2 hervorheben]
- [Vorteil 3 hervorheben]
Hier ist der Link zur Anmeldung: [Anmeldelink]
Wir freuen uns, Sie zu sehen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Name
Vorlage 2: 7 Tage vor dem Event
Betreff:Letzte Chance zur Anmeldung. [Name des Events] – [Datum]
Hallo [Vorname],
Nur eine kurze Erinnerung – es bleibt nur noch eine Woche, um sich für [Name des Events] anzumelden. Wir würden uns freuen, wenn Sie an diesem Event teilnehmen würden, das Folgendes bietet:
- [Heben Sie einen bestimmten Referenten oder eine bestimmte Session hervor]
- [Nennen Sie einen Workshop oder eine Aktivität]
- [Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit Branchenexperten zu vernetzen]
Dieses spannende Event beginnt am [Datum] um [Uhrzeit] und verspricht eine wertvolle Erfahrung zu werden.
Nicht verpassen. Die Plätze sind begrenzt, sichern Sie sich also noch heute Ihr Ticket!
[Registrierungslink]
Bis bald,
Ihr Name
Vorlage 3: 48 Stunden vor dem Event
Betreff: [Vorname], bis in zwei Tagen
Hallo [Name],
Dies ist Ihre letzte Chance, sich uns für [Name des Events] anzuschließen. Das Event beginnt in nur 48 Stunden am [Datum] um [Uhrzeit].
Wir bereiten uns auf ein fantastisches Event vor, mit [erwähnen Sie ein besonderes Highlight, z. B. einen Hauptredner oder einen interaktiven Workshop].
Warten Sie nicht länger – melden Sie sich jetzt an: [Anmelde-Link]
Bis bald!
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Name
Abschluss
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Mails zur Erinnerung an Events unerlässlich sind, um die Teilnahme zu maximieren und die Vorfreude auf Ihre Events zu steigern. Sie können wirkungsvolle Erinnerungen erstellen, die bei Ihrem Publikum Anklang finden, indem Sie einfache, aber ansprechende E-Mails verfassen, aufmerksamkeitsstarke Betreffzeilen verwenden, wichtige Details hervorheben und relevante Handlungsaufforderungen einfügen.
Mit diesen Strategien und Beispielen sind Sie gut gerüstet, um wirkungsvolle Erinnerungs-E-Mails an Events zu erstellen, die das Erlebnis Ihrer Teilnehmer verbessern und zum allgemeinen Erfolg Ihrer Events beitragen. Jetzt liegt es an Ihnen!
Als Nächstes lesen Sie 18 Tipps zur Planung von Events für die Zeit vor, während und nach dem Event.
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