03.05.2022
von Milind Singh

Erinnern Sie sich noch an den Beginn der Pandemie? Als plötzlich die ganze Welt sich mit Laptops und Video-Equipment fürs Home-Office ausstattete? Wer hier nicht schnell genug war, musste lange auf die Lieferung eines technischen Gerätes warten oder nehmen, was übrig blieb. Ganz ähnlich sah es dann wenige Wochen später aus, als der große Run auf die ersten Event-Plattform-Anbieter startete. Während für zahlreiche Event-Dienstleister die Auftragsbücher von heut auf morgen auf Null rauschten, boomte die Nachfrage nach IT-Lösungen für Online-Events. Wer hier nicht schnell genug beim Dienstleister seiner Wahl anklopfte und sich den Termin für sein Online-Event sicherte, landete nicht selten auf einer Warteliste eben jener Anbieter. Kein schönes Gefühl für Eventplaner. Schließlich gibt es genug Druck von innen und von außen, weiterhin mit der Community im Kontakt zu bleiben oder wertvolle Leads generieren zu müssen. Wer jetzt, kurz vor dem Re-Start der Präsenzevents, ebenso zögerlich handelt wie zu Beginn der Pandemie, wird erneut das Nachsehen haben. Damit Sie jedoch für diese Zeit bestens gerüstet sind, haben wir wertvolle Tipps für Ihren Re-Start zusammengestellt.

Es wird eng für Ihre Präsenzevents

Wir können es bereits klar erkennen: Den Flaschenhals in der Eventbranche, der sich für die wärmeren Monate schon jetzt andeutet. Sowohl unsere Kunden als auch unsere Partner berichten uns von einem wahren Ansturm auf die warmen Monate in diesem Jahr. Wer irgendwie kann, plant ein Präsenzevent. Die Frage dabei ist nur: Wer wird auch alles zum Zuge kommen? Wer kann seinen Lieblingstermin für sein Event sichern? Sowohl in der Location als auch bei allen beteiligten Dienstleistern? Schon heute schauen unter anderem AV-Dienstleister mit einem lachenden und einem weinenden Auge auf die eintreffenden Anfragen fürs Frühjahr und den Sommer. Zum einen freuen sie sich über die riesige Nachfrage, doch zum anderen fragt sich jetzt schon der ein oder andere, ab wann er Anfragen und Aufträge abgeben muss. Und die Wartelisten für besonders gefragte Termine füllen sich bei Event-Locations und Tagungshotels.

Wer jetzt schon seine Location und die wichtigsten Dienstleister angefragt und an sich gebunden hat, für den gibt es jedoch immer noch keine Entwarnung. Denn der Personalmangel in der Eventbranche, der Gastronomie und der Hotellerie ist bereits heute deutlich spürbar. Das Fatale daran: Die meisten, die ihren Jobs den Rücken gekehrt haben, kommen nicht zurück. Für Sie und Ihre Events bedeutet dies, weniger verfügbares Personal zu deutlich höheren Einkaufspreisen.

Wenn Sie eines aus diesem Artikel mitnehmen, dann dies: Beginnen Sie mit Ihrer Planung jetzt – egal, wie unsicher die Zeiten sein mögen.

Präsenzevents planen – rechtzeitig die richtigen Quellen kennen

Je eher Sie Ihre Präsenzevents planen, desto besser.

Wussten Sie, dass Cvent wertvolle Ressourcen für Ihre Eventplanung bereit hält?

Die Wunschlocation finden

Kennen Sie Cvent Venues? Das Online-Portal, mit dem Sie Ihre Event-Location oder Ihr Tagungshotel finden. Ganz ohne Provision, ohne Kosten, ohne Gebühren. Ob Berlin oder Berchtesgaden – tagen Sie, wo Sie wollen. Die Suchergebnisse auf der Plattform verraten Ihnen auch gleich mehr über das Hotel oder die Location:

  • Anzahl der Sterne
  • Ausstattung
  • Bilder, Pläne oder Videos
  • Details zu den Meetingräumen
  • Gästezimmer
  • mehr über die Umgebung
  • und vieles mehr

Stellen Sie dann ganz bequem Ihre Preisanfrage direkt über das Cvent Portal an die von Ihnen bevorzugten Hotels oder Locations. Sie können sich einloggen oder als Gast anfragen. Nachdem Sie ein kurzes Formular ausgefüllt haben, können Sie das an bis zu 10 Locations gleichzeitig senden. So schnell und komfortabel kann ein RFP-Prozess starten.

Überzeugende Event-Websites für Ihre Präsenzevents

Wer Präsenzevents vermarkten will, braucht künftig mehr denn je eine überzeugende Event-Website. Die muss alle wichtigen Informationen enthalten und zugleich Lust machen. Lust auf Ihre Community, Ihre Sprecher, Ihre Sponsoren, Ihre Location – Sie wissen schon. Am besten ist’s, wenn Sie Ihre Event-Website und ansprechende E-Mailings aus einem einzigen Datenpool und -tool heraus gestalten können. Mit Cvent geht das und genau das ist einer der enormen Vorteile gegenüber zahlreichen anderen Lösungen, bei denen Sie die Tools aneinanderreihen – mal mehr und mal weniger gut.

Cvent Event-Website für Präsenzevents

 

Eine flexible und mächtige Lösung für Ihre Teilnehmerregistrierung

Jetzt haben Sie eine Location gefunden, eine Website erstellt, überzeugende Save-the-Date Mailings rausgeschickt und wo melden sich Ihre Teilnehmer an? Am besten in einem Tool, das sich nahtlos in die Website einfügt und das über Schnittstellen mit anderen CRM- und Marketing Automation Lösungen “spricht”. Auch hier gilt: Von Cvent erhalten Sie eine Registrierungslösung als Modul aus einer umfangreichen Event-Management-Software. Sie picken sich die Module heraus, die Sie brauchen und los geht’s. Mit Daten, die alle aus einem und in einen Topf fließen. Schnittstellen und ewiges manuelles Importieren von Daten war gestern. Wer heute Präsenzevents effizient managen will, braucht genau solche Lösungen. Sie erinnern sich an den Personalmangel und den Run auf Events im Sommer? Genau deshalb brauchen Sie smartere Tools und weniger Stolpersteine in Ihren Eventprozessen.

Außerdem werden sich Event-Teilnehmer künftig noch spontaner für einen Eventbesuch entscheiden. Wer da auf manuelle Prozesse setzt, hat verloren.

Tipp: Suchen Sie sich rechtzeitig die für Sie passende Teilnehmermanagement-Lösung. Denn das Aufsetzen einer solchen Lösung im Rahmen Ihrer vorhandenen Datenstrukturen dauert manchmal länger als gedacht. Außerdem wollen Sie doch mit sauberen Daten starten, oder?

Die kontaktfreie Badge-Lösung für Präsenzevents

Ob nun gerade Pandemie herrscht oder nicht – kontaktfreie Badge-Lösungen  sind die Zukunft. Sie machen Ihren Einlass schneller, hygienischer und oftmals kostengünstiger als durch den Einsatz vieler Helfer am Check-In.

OnArrival für Präsenzevents

Matchmaking, Event-App und Broadcasting für Ihre Präsenzevents

 

Auch wenn Sie sich freuen, alle Teilnehmer wieder live und von Angesicht zu Angesicht sehen zu können, brauchen Sie weiterhin ein paar digitale Helfer für Ihre Präsenzevents. Allen voran ein Tool, das Ihnen hilft, vor Ort die richtigen Teilnehmer miteinander zu vernetzen. Hervorragend eignen sich dafür Event-Apps wie sie unter anderem Cvent anbietet. Integrierte Matchmaking-Funktionen wie das “1:1 Appointment Tool” machen es Ihren Teilnehmern leicht, sich auf Ihrem Event zu treffen.

Apps helfen beim Networking auf Präsenzevents

Darüber hinaus  erwarten Teilnehmer heutzutage eine Live-Übertragung oder ein On-Demand Angebot von Ihrem Event. Eine sehr flexible und zugleich super leicht bedienbare Lösung halten wir für Sie ebenfalls parat: "Cvent Studio".

Fazit

Der Re-Start hat bereits begonnen. Die ersten Dienstleister und Locations berichten von einem Ansturm an Präsenzevents im Frühjahr und Sommer dieses Jahres. Wollen Sie Ihre Community endlich wieder live treffen, müssen Sie jetzt in die Planung gehen und jetzt die wichtigsten Partner sichern – von der Location, über den AV-Dienstleister bis hin zum Event-Tech-Anbieter. Sie alle haben endliche Ressourcen, auch wenn dies in Sachen IT nicht gleich offensichtlich wird. Wer sich an den Anfang der Pandemie und an den Run auf alles was mit IT zutun hatte, erinnert, weiß, was wir meinen. Starten Sie also jetzt mit Ihren Planungen. Ihr Budget, Ihre Partner, Ihre Teilnehmer und Ihre Nerven werden es Ihnen danken.

 

Milind Singh

Milind ist Field Marketer bei Cvent und verantwortlich für die Durchführung von Kampagnen zur Markenbekanntheit und Kundenbindung für virtuelle und Live-Events von Cvent. Er ist ein Marketing-Enthusiast, der sich für interessante Moment-Marketing-Taktiken und kreative Markenkampagnen begeistert! 
Event-Engagement einfach verbessern
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