24.08.2021
von Arshiya Trikha

Corona und die damit verbundenen und oftmals sich permanent ändernden Auflagen und Restriktionen für Präsenzveransttaltungen können selbst dem erfahrensten Eventplaner schlaflose Nächte bereiten. “Ist ein Event mit Teilnehmern vor Ort überhaupt möglich? An welche Vorkehrungen muss ich denken, wie viel Sicherheit erwarten meine Teilnehmer über die behördlichen Vorschriften hinaus und wer soll das alles bezahlen?” Wenn Sie sich genau diese Fragen auch schon mehr als einmal gestellt haben, erhalten Sie in diesem Blogbeitrag wertvolle Tipps für die Durchführung eines sicheren Vor-Ort-Events – auch mit wenig Budget.

Plan for the worst and hope for the best

Dieser Gedanke leitet Sie vermutlich schon durch die Organisation zahlreicher Events – egal ob online, offline oder hybrid. Mit Blick auf die sicheren Präsenzveranstaltungen bedeutet dies, dass Sie von den strengsten Vorschriften ausgehen und für diese planen sollten. Im Zweifelsfall bedeutet dies, dass Sie komplett auf eine virtuelle Veranstaltung umschwenken müssen. Recherchieren Sie daher gleich zu Beginn Ihrer Event-Planung, mit welchem Aufwand und welchen Dienstleistern Sie rechnen können, um ein Online-Event durchzuführen.

Planen Sie parallel die Präsenzveranstaltung mit den Vorschriften der strengsten Stufe, dazu gehören beispielsweise die Kontakterfassung aller Personen, eine maximale Teilnehmerzahl, das Verbot Speisen und Getränke zu reichen, Sicherheitsabstände sowie zwischen den Sitzplätzen sowie eine Mund-Nasen-Bedeckung als Pflicht für alle Teilnehmer. Fällt eine der Restriktionen lockerer aus, ist es für die meisten Teilnehmer eine erfreuliche Überraschung und kaum jemand wird sich beschweren.

Vereinfachen Sie die Registrierung

Fragen Sie nur ab, was Sie unbedingt wissen müssen. So lautet schon der Grundsatz für die Erhebung von Daten im Rahmen von Events und genau das ist der wertvollste Tipp für Ihre Registrierung. Seien Sie so sparsam wie nur möglich bei der Datenerfassung. Das vereinfacht Ihren Registrierungsprozess und stellt außerdem sicher, dass die Daten nicht in falsche Hände geraten.

Bevor Sie also in Ihr Registrierungstool die Erfassung von Impf-, Test- oder Genesungsstatus einbauen, fragen Sie sich, ob Sie Gesundheitsdaten von Teilnehmern wirklich wissen dürfen und müssen. Alternativ könnten Sie auch lediglich über eine Pflichtfeldabfrage sich bestätigen lassen, dass der Teilnehmer zum Tag des Events an die 3G-Regel nachweisen kann.

So halten Sie den Check-In einfach und zugleich sicher

Auch Ihr Check-In-Prozess sollte sicher und möglichst kontaktfrei ablaufen. Setzen Sie dafür Tools ein, mit denen Ihre Teilnehmer kontaktlos einchecken können. Das kann ein QR-Code auf der Teilnahmebestätigung über das Registrierungstool Ihrer Wahl sein sein und im zur Absicherung der 3G-Regel nutzen Sie eine der kostenfrei verfügbaren Corona-Apps: Die CovPass-App, die Corona-Warn-App oder die Luca-App. Alle drei sind so entwickelt, dass Daten nur verschlüsselt übertragen werden und Sie als Veranstalter keinen Zugriff auf die Gesundheitsdaten Ihrer Teilnehmer haben. Darüber hinaus profitieren Sie davon, dass mittlerweile viele Menschen solche Apps tagtäglich nutzen – z.B. beim Restaurantbesuch.

Die richtige Location finden

In Zeiten von social distancing und der Gefahr von Corona sind solche Locations besonders attraktiv, die bereits großflächige Außenbereiche, großes Foyers und Gänge aufweisen und idealerweise mit Lüftungsanlagen ausgestattet sind. Das senkt das Risiko einer Übertragung und führt oftmals dazu, dass Behörden bei der Zulassung der Veranstaltung mehr Personen genehmigen als ohne diese Maßnahmen. 

Sparsam und sicher catern

Typischweise bleibt beim Buffet eines Events viel übrig. Doch in Corona-Zeiten können Sie diese Lebensmittel nicht mehr weiterreichen – auch nicht an karitative Vereinigungen. Damit trägt Ihr Event zur Verschwendung von Lebensmitteln bei, die Sie darüber hinaus aus Ihrem schon geringen Budget finanzieren müssen. Daher sind abgepackte Lebensmittel, die sich länger halten und erneut “aufgetischt” werden können, gerade bei kleineren Budgets und in Pandemiezeiten eine attraktive Alternative.

Auch die Teilnehmer tragen Verantwortung und damit eine Maske

Je nach Inzidenz und Region kann eine medizinische oder FFP2-Maske für die Teilnehmer Pflicht sein. Häufig ist dies der Fall, sobald sich Teilnehmer auf den Gangflächen des Events bewegen. Als Veranstalter können Sie zwar den Service bieten, auch Masken bereitzustellen, allerdings belastet dies Ihr Budget mit einem weiteren Posten. Bitten Sie daher Ihre Teilnehmer, unbedingt die eigene Maske zum Event mitzubringen. Diese gehört für die allermeisten Menschen inzwischen zur Grundausstattung und verursacht daher bei ihnen keinen Mehraufwand.

Testen, testen, nochmals testen?

Je nach Eventgröße und -dauer und nach Inzidenzlage kann es sein, dass Sie nur geimpfte, genesene oder getestete Personen einlassen dürfen. Ein Veranstalterservice lautet häufig: Teilnehmer können sich bei uns vor dem Event testen. Das jedoch belastet Ihr Eventbudget mit dem nächsten Posten. Bitten Sie daher Ihre Teilnehmer einen gültigen Testnachweis zum Event mitzubringen und vorzuzeigen. Manchmal darf dieser höchsten 48 Stunden alt sein, manchmal 24 Stunden und manchmal muss er vom gleichen Tag sein. Wie soll Ihr Teilnehmer das - vor allem bei der strengsten Variante - umsetzen? Indem Sie beispielsweise das nächstgelegene Testzentrum einbeziehen. Recherchieren Sie, welche Testzentren sich in der Nähe Ihres Events befinden und bitten Sie die Teilnehmer, sich dort wenn möglich einen Termin geben und testen zu lassen.

Zugewiesene Sitzplätze versus freie Sitzplatzwahl

Je nach (Bundes-)Land ist es möglich, dass Sie zu Ihrem Event mehr Teilnehmer zulassen können, wenn jeder einen zugewiesenen Sitzplatz erhält. Das erhöht zwar die Komplexität Ihres Registrierungsprozesses und bedeutet unter Umständen ein höheres Budget für die Registrierungslösung, lässt jedoch meist mehr Teilnehmer zu. Das bedeutet für Sie als Veranstalter, dass Sie mehr kostenpflichtige Tickets verkaufen und damit mehr Einnahmen generieren können.

On-Demand oder lieber nur live?

Wollen Sie Ihr Event via Stream ins Internet übertragen, nehmen die Komplexität und Kosten für die Audio-Video-Produktion deutlich zu. Vor allem live Übertragungen sind deutlich kostenintensiver und störungsanfällig. Alternativ können Sie Ihr Event simulive oder On-Demand ins Netz übertragen. So wird das Streaming deutlich günstiger und Sie erreichen trotzdem das Publikum hinter den Bildschirmen. Beachten Sie jedoch, dass ein veröffentlichter YouTube-Link von allein noch nicht für hohe Zuschauerzahlen sorgt. Spannende Inhalte, Werbung und vor allem ein FOMO-Gefühl (fear of missing out) bringen die Teilnehmer dazu, sich den Stream auch wirklich anzusehen.

Denken Sie auch an Sponsoren, Aussteller und die richtigen Ticketpreise

Gibt es Unternehmen, die an Ihrer Event-Zielgruppe interessiert sein und demzufolge als Sponsor oder Aussteller in Frage kommen könnten? Vermutlich schon. Denken Sie daher unbedingt auch an diese Einnahmequelle und entlasten so Ihr Budget. Außerdem könnten bei Präsenzevents in Corona-Zeiten ganz neue Aussteller und Sponsoren auf Tapet kommen. Beispielsweise jene, die Masken, Tests, hygienekonformes Catering, kontaktlose Registrierungslösungen oder ähnliches anbieten. Möglicherweise lohnt sich auch für den ein oder anderen Anbieter ein Sachsponsoring und entlastet somit Ihr Eventbudget.

Darüber hinaus können Sie auch die Ticketpreise für die Präsenzteilnahme neu gestalten. Denken Sie dabei an Early Birds, Mehrbucher-Rabatte und ähnliche Anreize, die am Ende des Tages zu mehr Einnahmen führen – wenn Sie sie smart und attraktiv gestalten.

Fazit

Sichere Präsenzveranstaltungen in Corona-Zeiten sind oftmals auch eine Belastungsprobe für Eventbudgets. Allerdings müssen Sie nicht bei jedem Event komplexe Bewegungsmelder, automatisierte Einlassschranken, Temperaturmessgeräte und ähnliches in den Einlassprozess integrieren. Gerade bei kleinen Veranstaltungen mit schmalem Budget reichen bekannte Registrierungslösungen sowie die Abfrage der 3G-Regel, die Sie vor Ort sehr einfach überprüfen können. Auch wenn es der ein oder andere Experte oder Dienstleister in der Branche manchmal suggeriert: Sichere Events müssen nicht teurer sein als vor der Pandemie.

Arshiya Trikha

Arshiya Trikha

Nach dem Abschluss des Jesus and Mary College folgte Arshiya ihrer Leidenschaft, die deutsche Sprache zu lernen. Seit Juli 2019 unterstützt Arshiya Trikha das Event Cloud Marketing Team von Cvent bei der Lead-Generierung für den DACH-Markt. In der Freizeit schaut sie gerne Serien, macht Musik und füttert streunende Hunde.
Event-Engagement einfach verbessern
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