Laut Schätzungen und Branchenberichten gibt es in Deutschland mehrere tausend Eventplaner und Eventmanager. Wenn Sie dazugehören möchten, sind Sie hier genau richtig.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine detaillierte Strategie vor, wie Sie Planer bzw. Planerin von Meetings und Events werden können.
Wir werden die grundlegenden Anforderungen an Eventplaner, einige häufig gestellte Fragen, Ausbildungen und Zertifizierungen für die Planung von Events und vieles mehr behandeln.
Was macht ein Event-Organisator?
Wie der Name schon sagt, planen Eventplaner Events. Sie überwachen jedes Detail eines Events, um sicherzustellen, dass es reibungslos abläuft, von der Idee bis zum Schlussapplaus.
Eventplaner sind oft einem Event-Manager oder dem CEO eines Unternehmens unterstellt und haben folgende Aufgaben:
- Sie verstehen genau, was der Kunde möchte, und bleiben über die Trends in der Event-Branche auf dem Laufenden.
- Sie legen ein Budget fest und finden den perfekten Veranstaltungsort, mit oder ohne Event-Management-Software.
- Sie kümmern sich um die Details, wie z. B. die Vermietung von Ausrüstung, die Bereitstellung von Event-Technologie, die Organisation von Transport, Speisen und Getränken und allem, was dazwischenliegt.
- Überwachung des Events und sofortige Problemlösung.
Welche Fähigkeiten sind erforderlich, um ein Event zu organisieren?
Die Planung eines unvergesslichen Events bedeutet, mehrere Dinge unter einen Hut zu bringen. Von der Aushandlung der besten Angebote über die Logistik bis hin zur Motivation der Teilnehmer steht viel auf dem Spiel. All dies erfordert einige Fähigkeiten in der Planung von Events, darunter:
- Liebe zum Detail: Der Teufel steckt im Detail, und wenn Sie jedem Aspekt Ihres Events große Aufmerksamkeit schenken, kann dies den Unterschied zwischen einem tollen und einem ausgezeichneten Event ausmachen. Wenn Sie auf Details achten, können Sie potenzielle Probleme erkennen, Ihre Arbeit verfeinern und unvergessliche Events veranstalten.
- Kommunikation: Als Organisator eines Events müssen Sie mit Erwartungen umgehen, Probleme lösen und letztendlich einen reibungslosen Ablauf des Events gewährleisten. Um all dies zu erreichen, darf es keine Missverständnisse geben. Klare Anweisungen und aktives Zuhören gegenüber Kunden, Anbietern und Gästen stellen sicher, dass jeder seine Rolle kennt.
- Kreativität: Events sollten nicht nach Schema F ablaufen. Ein Brainstorming zu unkonventionellen Themen, Dekorationen und Aktivitäten kann eine Versammlung zu einem unvergesslichen Erlebnis machen, das Ihre Arbeit von anderen abhebt.
- Problemlöser: Bei der Planung von Events kann immer etwas Unerwartetes passieren: ein plötzlicher Regenschauer, ein Dienstleiter oder Referent, der nicht erscheint, oder technische Probleme. Daher müssen Sie in der Lage sein, schnell zu denken, sich anzupassen und spontan Lösungen zu finden, um das Event auf Kurs zu halten.
- Budgetierung: Event-Organisatoren sind großartig im Verwalten von Budgets, was bedeutet, dass sie das Beste aus Ihren Ressourcen herausholen. Sie müssen Wege finden, ein großartiges Event zu organisieren, auch wenn das Budget knapp ist.
- Verhandlungsgeschick: Das Feilschen um die besten Angebote gehört zur Eventplanung dazu. Sie müssen über Verhandlungsgeschick verfügen, um erstklassige Anbieter, Veranstaltungsorte und Materialien zu Preisen zu sichern, die Ihre Kunden zufriedenstellen.
Schritte zum Event-Profi
Es gibt verschiedene Wege, um Eventplaner zu werden. Einige beginnen sofort damit, praktische Erfahrung zu sammeln, während andere einen strukturierteren Ansatz mit einem Abschluss oder einer Zertifizierung bevorzugen. Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der Schritte, die Sie für den Einstieg benötigen:
Erwägen Sie einen Abschluss
Ein Bachelor-Abschluss in Event-Management, Gastgewerbe oder einem verwandten Bereich wie PR oder Marketing ist ein guter Start in die Event-Branche. Ein Abschluss ist zwar nicht immer erforderlich, kann Ihnen aber mehr Türen öffnen und Sie auf eine erfolgreiche Karriere vorbereiten. Wir werden einige der Zertifizierungen für die Planung von Events später in diesem Blogbeitrag besprechen.
Sammeln Sie praktische Erfahrungen
Hier sind einige Möglichkeiten, wertvolle praktische Erfahrungen zu sammeln:
- Freiwilligenarbeit: Gemeinnützige Organisationen, Wohltätigkeitsvereine und Festivalveranstalter benötigen oft Hilfe bei der Planung und Durchführung von Events. Wenn Sie Ihre Zeit als Freiwilliger zur Verfügung stellen, ist das eine fantastische Möglichkeit, sich einzuarbeiten, Ihr Netzwerk aufzubauen und Erfahrungen bei der Arbeit an verschiedenen Events zu sammeln.
- Praktikant: Praktika bieten eine strukturierte Lernerfahrung in einem Unternehmen oder einer Abteilung, das bzw. die Events organisiert. Suchen Sie nach Praktikumsprogrammen, die von Ihrer Ausbildungsstätte oder von Unternehmen für die Planung von Events in Ihrer Region angeboten werden, und erkundigen Sie sich nach Praktikumsmöglichkeiten.
Erstellen Sie ein Portfolio
Erstellen Sie ein Portfolio, sobald Sie etwas praktische Erfahrung gesammelt haben. Folgendes sollten Sie in Ihr Portfolio aufnehmen:
- Hochauflösende Fotos: Fügen Sie hochwertige Bilder hinzu, die die Events zeigen, an denen Sie mitgearbeitet haben. Vor, während und nach dem Event können Aufnahmen Personalverantwortlichen einen umfassenden Eindruck von Ihren Fähigkeiten und dem Einfluss, den Sie haben können, vermitteln.
- Kundenbewertungen: Die Aussagen zufriedener Kunden sind Gold wert. Bitten Sie ehemalige Kunden um Feedback und fügen Sie es mit ihrer Erlaubnis Ihrem Portfolio bei.
- Marketingmaterialien: Haben Sie Flyer für Events, Social-Media-Beiträge oder andere Marketingmaterialien entworfen? Fügen Sie sie Ihrem Portfolio hinzu, um Ihre Kreativität und Ihre Fähigkeit zu beweisen, ein Event effektiv zu bewerben.
- Medienberichterstattung: Fügen Sie gegebenenfalls Medienberichte bei, die über Sie erschienen sind, wie Artikel oder Erwähnungen auf Nachrichten-Websites, um zu zeigen, dass Sie in der Lage sind, Aufmerksamkeit zu erregen und ein erfolgreiches Event zu organisieren.
Erstellen Sie Ihren Lebenslauf
Ein gutes Portfolio ist wichtig, aber auch ein überzeugender Lebenslauf, der Ihre Qualifikationen für Positionen im Bereich Eventplanung hervorhebt. Hier sind einige wichtige Bereiche, auf die sie sich konzentrieren sollten:
- Ausbildung: Geben Sie Ihre Abschlüsse und alle relevanten Studienleistungen an. Haben Sie während Ihres Studiums Preise oder Auszeichnungen gewonnen? Erwähnen Sie auch diese!
- Event-Erfahrung: Beschreiben Sie Ihre Erfahrung in der Planung von Events chronologisch, beginnend mit Ihrer letzten Position. Geben Sie für jede Position den Namen des Unternehmens, den Standort, Ihre Berufsbezeichnung und die Daten Ihrer Beschäftigung an. Verwenden Sie starke Aktionsverben, um Ihre Leistungen und Verantwortlichkeiten zu beschreiben.
- Quantifizieren Sie Ihre Ergebnisse, wann immer dies möglich ist. Zum Beispiel ist „Erhöhung der Besucherzahlen bei Events um 20 % durch strategische Marketingkampagnen“ viel aussagekräftiger als einfach nur zu sagen, dass Sie für das „Event-Marketing“ verantwortlich waren.
- Relevante Fähigkeiten: Sehen Sie sich Stellenausschreibungen für Eventplaner sorgfältig an und ermitteln Sie die Fähigkeiten, nach denen Arbeitgeber am häufigsten suchen. Fügen Sie diese Schlüsselwörter in Ihren Lebenslauf ein, um ihn auf die jeweilige Stelle zuzuschneiden.
- Weitere Abschnitte: Wenn Ihre freiwillige Arbeit, Ihre beruflichen Verbindungen oder Ihre Fremdsprachenkenntnisse Ihre Bewerbung verbessern, sollten Sie in Betracht ziehen, Abschnitte für diese Bereiche hinzuzufügen.
Schreiben Sie Bewerbungen
Sobald Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Portfolio erstellt haben, können Sie sich bewerben. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf an die verschiedenen Stellen anzupassen, und vermeiden Sie es, allgemeine Bewerbungen einzureichen. Informieren Sie sich über das Unternehmen und die Arten von Events, die es durchführt, und zeigen Sie Ihre Begeisterung für die Arbeit des Unternehmens. Wenn möglich, heben Sie die Fähigkeiten und Erfahrungen aus Ihrem Lebenslauf hervor, die am ehesten mit der Stellenbeschreibung übereinstimmen.
Die 5 wichtigsten Zertifizierungen für die Planung von Events,
die Sie in Betracht ziehen können
- CMP: Certified Meetings Professional
Was ist das? Stellen Sie sich CMP als den Goldstandard in der Welt der Eventplanung vor. Unterstützt vom CIC (Convention Industry Council) legt es die Messlatte für Wissen und Fähigkeiten hoch. Die Auszeichnung als CMP ist in über 55 Ländern verfügbar und weltweit anerkannt.
Wie bekomme ich diese Zertifizierung? Das ist nicht einfach. Die CMP-Prüfung umfasst alles – von der Planungsstrategie bis hin zum Event-Marketing. Es wird empfohlen, sich in den internationalen CMP-Standards auszukennen und dann in Bereiche einzutauchen, die Sie vielleicht nicht so gut kennen. Bonus: Es gibt auch eine CMP-Option für das Gesundheitswesen.
- CSEP: Certified Special Events Professional
Was ist das? Wenn besondere Events Ihre Nische sind, ist CSEP genau das Richtige für Sie. Von der ILEA (International Live Events Association) empfohlen, weist es Sie als Profi in der Eventbranche aus. Außerdem können Sie sich mit anderen zertifizierten Planern weltweit vernetzen!
Wie bekomme ich diese Zertifizierung? Um die CSEP-Prüfung ablegen zu können, müssen Sie mindestens drei Jahre Erfahrung in der Organisation von Events in Vollzeit vorweisen können. Sie wird viermal im Jahr angeboten. Sie müssen diese Fähigkeiten auf dem neuesten Stand halten, daher findet alle fünf Jahre eine Rezertifizierung statt. Weitere Informationen und Tipps zur Vorbereitung finden Sie auf der ILEA-Website.
- CPCE: Certified Professional in Catering and Events
Was ist das? Lieben Sie Hochzeiten, Events rund ums Essen und Veranstaltungen, bei denen Ihre Besucher es sich gut gehen lassen können? Dann ist CPCE das Richtige für Sie. Es wird von der NACE (National Association for Catering and Events) durchgeführt und zeigt, dass Sie ein Experte für Catering und Events sind.
Wie bekomme ich diese Zertifizierung? Das ist kein einfacher Prozess. Die Prüfung besteht aus 175 Multiple-Choice-Fragen, die alles von Buchhaltung und Getränken bis hin zu Marketing und Personalwesen abdecken. Wenn Sie es richtig machen, haben Sie die Welt des Caterings und der Events in der Hand.
- CGMP: Certified Government Meeting Professional
Was ist das? Für Events von Behörden gelten eigene Regeln und Vorschriften. CGMP beweist, dass Sie diese Regeln in- und auswendig kennen. Es ist die höchste Zertifizierung für staatliche Planer und Anbieter.
Wie bekomme ich diese Zertifizierung? Stellen Sie sich auf viel Lernen ein. Neben einer Prüfung mit 100 Fragen gibt es einen dreitägigen Kurs zu Themen wie Ethik, Budgets, Reiseregeln und Verträge, die speziell für die Arbeit mit Behörden gelten.
- GTP: Global Travel Professional
Was ist das? Sie interessieren sich für Geschäftsreisen? Dann ist GTP Ihre Eintrittskarte an die Spitze! Es wird von der Global Business Travel Association durchgeführt und setzt neue Maßstäbe für Profis in diesem Bereich. Wenn Sie dieses Zertifikat erwerben, beweisen Sie, dass Sie es ernst meinen, und helfen Arbeitgebern, die Besten der Besten auszuwählen. Wie bekomme ich diese Zertifizierung? Die GTP-Prüfung ist kein Kinderspiel. Es werden alle Bereiche getestet, von der Geschäftsplanung und Angeboten bis hin zu Daten und Finanzen. Die gute Nachricht ist, dass es viel Unterstützung gibt, wie z. B. Studienführer und Vorbereitungskurse, die Ihnen zum Erfolg verhilft.
FAQs
Wie starte ich eine Karriere in der Planung von Events?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Karriere als Eventplaner zu starten, darunter:
- Formelle Ausbildung: Sie können einen Bachelor-Abschluss in Event-Management, Hotelmanagement oder Public Relations erwerben.
- Praktische Erfahrung: Suchen Sie nach Praktika bei Event-Planungsunternehmen oder -abteilungen. Eine weitere Möglichkeit ist die Freiwilligenarbeit bei gemeinnützigen Organisationen, Wohltätigkeitsorganisationen oder Festivalveranstaltern, die immer Hilfe bei der Planung und Durchführung von Events benötigen.
- Kurse zur Planung von Events: Erwägen Sie, Kurse oder Zertifizierungen für die Planung von Events zu absolvieren. Diese Kurse bieten eine gezielte Schulung zu bestimmten Themen der Eventplanung und helfen Ihnen, Ihre Fähigkeiten in den Bereichen Budgetierung, Marketing und Eventgestaltung zu entwickeln.
Kann ich Events als „Nebenjob“ planen?
Absolut. Klein anzufangen ist eine gute Möglichkeit, um sich heranzutasten und Erfahrungen zu sammeln. Hier sind einige Ideen:
- Bieten Sie an, bei der Party eines Freundes oder Familienmitglieds zu helfen. Dies ist eine unverbindliche Möglichkeit, um erste Erfahrungen zu sammeln und herauszufinden, ob Ihnen die Planung von Events gefällt.
- Bieten Sie Ihre Dienste bei lokalen Events an. Viele gemeinnützige Organisationen, Wohltätigkeitsvereine und Festivalveranstalter können Hilfe bei der Planung und Durchführung von Events gebrauchen. Dies ist eine fantastische Möglichkeit, Fähigkeiten zu erwerben, sich mit anderen Event-Profis zu vernetzen und wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
- Fangen Sie klein an und bauen Sie Ihr Portfolio auf. Sobald Sie etwas Erfahrung gesammelt haben, können Sie in Erwägung ziehen, Ihre Dienste als Eventplaner freiberuflich anzubieten. Konzentrieren Sie sich auf kleinere Events wie Geburtstagsfeiern, Babypartys oder Firmenmeetings. Wenn Sie Ihr Portfolio und Ihre Kundenliste aufbauen, können Sie größere und komplexere Events übernehmen.
Was sind die profitabelsten Events?
Die Rentabilität eines Events hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B. der Art des Events, der Größe und dem Ort des Events und Ihrer Zielgruppe. Hier sind jedoch einige allgemein rentable Nischen für Events:
- Firmenevents: Große Konferenzen, Messen und Produkteinführungen können sehr lukrativ sein, insbesondere wenn sie viele Teilnehmer anziehen oder hohe Gebühren verlangen.
- Hochzeiten: Hochwertige Hochzeiten können sehr profitabel sein, insbesondere wenn Sie sich auf Luxus- oder Fernreisen-Hochzeiten spezialisiert haben.
- Private Feiern: Events wie Galas, Wohltätigkeitsbälle und gesellschaftliche Zusammenkünfte können sich je nach Budget und Klientel ebenfalls lohnen.
- Events in Nischenmärkten: Sich auf eine bestimmte Nische zu spezialisieren, wie z. B. grüne, nachhaltige oder kulturelle Events, kann eine gute Möglichkeit sein, sich von der Konkurrenz abzuheben und höhere Gebühren zu verlangen.
So werden Sie Event-Organisator: Die richtige Erfahrung sammeln
Da 85 % der Eventplaner optimistisch in Bezug auf ihre zukünftige Arbeitsplatzsicherheit sind und nur 15 % Bedenken oder Sorgen äußern, ist die Eventplanung ein großartiger Beruf. Alles, was Sie brauchen, ist eine Leidenschaft für Planung und ein Händchen für Organisation.
Dieser Beitrag behandelt die Grundlagen, aber es gibt immer wieder Neues zu lernen und Fähigkeiten auszubauen. Sind Sie bereit, sich umfassender weiterzubilden? Informieren Sie sich über Kurse, Zertifizierungen und praktische Möglichkeiten, um Ihre Traumkarriere zu starte
