In der dynamischen Welt der Eventplanung ist die Konferenzplanung eine entscheidende Kompetenz für Veranstaltungsplaner und Marketingfachleute. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Seminar oder eine große Branchenkonferenz organisieren, hängt der Erfolg Ihrer Konferenz von einer sorgfältigen Planung und Durchführung ab.
Eine gut organisierte Konferenz stärkt nicht nur den Ruf Ihrer Marke, sondern bietet den Teilnehmern auch ein unvergessliches Erlebnis. Doch wo fängt man an?
Lassen Sie uns einen Blick auf die wesentlichen Schritte und Strategien der Konferenzplanung werfen, die einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung und das Erreichen Ihrer Ziele gewährleisten. Von der Auswahl des perfekten Veranstaltungsortes über die Erstellung ansprechender Inhalte bis hin zur Organisation der Logistik bieten wir Ihnen die notwendigen Einblicke, um eine erfolgreiche Konferenz zu planen.
So planen Sie eine erfolgreiche Konferenz: 11 Schritte
Die Planung einer erfolgreichen Konferenz umfasst eine Reihe gut koordinierter Schritte von der Konzeption bis hin zur Durchführung. Unabhängig davon, ob Sie eine klassische Präsenzveranstaltung, eine virtuelle Konferenz oder ein hybrides Event planen, ist eine sorgfältige Detailplanung erforderlich. Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden unterstützt Sie dabei, die Komplexität der Eventplanung zu bewältigen, damit Ihr Event gut organisiert und unvergesslich wird.
Schritt 1: Definieren Sie die Ziele Ihrer Konferenz
Die GrundlagejedererfolgreichenKonferenzisteinklaresVerständnisihres Zwecks. Beginnen Sie damit, IhreprimärenZielezuidentifizieren. Möchten Sie informieren, Netzwerkeaufbauenoder für einProduktodereineDienstleistungwerben? Klare ZielefungierenalsLeitfaden für jedenAspektIhresPlanungsprozesses, von der Auswahl der Konferenzthemen bis hinzur Definition IhrerZielgruppe.
Schritt 2: Wählen Sie das richtige Konferenzthema
Das von Ihnen gewählte Konferenzthema gibt den Ton für das Event an. Dieses Thema sollte möglichst gut bei Ihrer Zielgruppe ankommen und mit Ihren Konferenzzielen sowie den übergeordneten Geschäfts- und Markenzielen Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Bei der Auswahl des sinnvollsten Konferenzthemas ist es ratsam, aktuelle Trends in Ihrer Branche zu berücksichtigen und zu überlegen, wie Sie Ihre Konferenz von anderen abheben können. Ein gut gewähltes Thema verbessert das Gesamterlebnis für die Teilnehmer und macht Ihre Konferenz attraktiver.
Schritt 3: Legen Sie das optimale Eventformat fest
Wird Ihre Konferenz als Präsenz-, virtuelles oder hybrides Event stattfinden? Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welches Format angesichts Ihrer Konferenzziele, Ihres Themas, Ihrer Zielgruppe usw. am sinnvollsten ist.
Beispielsweise geben 80 % der Teilnehmer an, dass Präsenzveranstaltungen der effektivste Weg sind, um neue Produkte zu entdecken. Das bedeutet nicht, dass hybride und virtuelle Events weniger wertvoll sind, sondern lediglich, dass sie unterschiedlichen Zwecken dienen.
Überlegen Sie sorgfältig, welche Art von Programm Sie während Ihrer Konferenz anbieten möchten, welche Teilnehmer Sie erreichen möchten, wie weit Ihre potenziellen Teilnehmer entfernt sein dürfen und was Ihr Budget zulässt.
Schritt 4: Entwickeln Sie eine detaillierte Agenda für die Konferenz
Eine gut strukturierte Konferenz-Agendaist unerlässlich, um Teilnehmer zu gewinnen und sie während des Events aktiv einzubinden. Planen Sie Sessions, Workshops, Keynotes und Aktivitäten, die zu Ihrem Thema und Ihren Zielen passen.
Erwägen Sie, eine Mischung aus interaktiven Elementen wie Podiumsdiskussionen und Fragerunden einzubauen, um Ihre Teilnehmer zu begeistern. Achten Sie bei virtuellen und hybriden Konferenzen darauf, dass die Agenda verschiedene Zeitzonen berücksichtigt und interaktiv genug ist, um die Online-Teilnehmer abzuholen.
Planen Sie unbedingt Pausen, Mahlzeiten, Networking-Möglichkeiten und Unterhaltung ein, damit die Teilnehmer während der gesamten Konferenz ihre Energie aufrechterhalten und sich weiterhin für Ihr Programm begeistern können.
Schritt 5: Stellen Sie ein kompetentes Konferenzmanagement-Team zusammen
Für eineffektives Eventmanagement ist ein engagiertes Team mit klar definierten Rollen erforderlich. Von Logistikkoordinatoren bis hin zu Marketing-Spezialisten sollte jedes Teammitglied mit den Abläufen im Konferenzmanagement vertraut sein.
Nutzen Sie Konferenzmanagement-Tools, um die Kommunikation zu optimieren, Aufgaben und Fortschritte zu verfolgen, Anmeldungen zu verwalten und eine Vielzahl anderer Elemente der Konferenzplanung zu koordinieren.
Schritt 6: Wählen Sie die ideale Location oder virtuelle Plattform für Ihr Event
Unabhängig davon, ob Sie eine Präsenzveranstaltung oder eine virtuelle Konferenz organisieren, ist die Auswahl des richtigen Veranstaltungsorts oder der passenden Plattform von entscheidender Bedeutung.
Für Präsenzveranstaltungen suchen Sie nicht nur nach dem perfekten Ort, sondern auch nach den idealen Räumlichkeiten und Unterkünften. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Veranstaltungsort über den nötigen Platz und die erforderlichen Ausstattungsmerkmale für Ihre Konferenz verfügt. Ziehen Sie daher ein Venue Sourcing Tool in Betracht, um nach Optionen zu suchen und Preise und Funktionen zu vergleichen.
Wenn Sie eine virtuelle oder hybride Konferenz veranstalten möchten, investieren Sie in eine zuverlässige, benutzerfreundliche Plattform, die Live-Streaming, Breakout-Räume und interaktive Funktionen unterstützt. Stellen Sie sicher, dass die Plattform Ihren Streaming-Anforderungen sowie der erwarteten Teilnehmerzahl gerecht wird.
Schritt 7: Entwickeln Sie eine Marketingstrategie für Ihre Konferenz
Der Erfolg Ihrer Konferenz hängt in hohem Maße von Ihrer Fähigkeit ab, Teilnehmer zu gewinnen. Bewerben Sie Ihre Konferenz über verschiedene Kanäle wie soziale Medien, E-Mail-Marketingkampagnen, Sponsoring und Partnerschaften mit Branchen-Influencern usw.
Frühbucherrabatte und Gruppentarife können den Umsatz steigern und Ihnen nützliche Einblicke in das Kaufverhalten geben, während Sie sich auf die Konferenz vorbereiten.
Unabhängig von Ihrer Marketingstrategiesollten Sie überzeugende Inhalte erstellen, die die Vorteile der Teilnahme an Ihrer Konferenz unterstreichen und hervorheben, was sie von ähnlichen Events unterscheidet, z. B.:
- Gastreferenten
- Workshop-Leiter
- Originelle interaktive Aktivitäten
- Einzigartige Networking-Möglichkeiten
- Gebuchte Unterhaltungsangebote
- Branchenauszeichnungen
- Exklusive Einblicke in neue Produktveröffentlichungen
Vergessen Sie nicht, die attraktiven Werbegeschenke, Give-aways, Verlosungen und Wettbewerbe zu erwähnen. Alles, was potenzielle Teilnehmer begeistert, kann dazu beitragen, Anmeldungen von Personen zu fördern, die noch unentschlossen sind, ob sich die Teilnahme lohnt.
Schritt 8: Koordinieren Sie die Logistik für Präsenz-, virtuelle oder hybride Events
Effektives Eventmanagement stellt sicher, dass am Tag der Konferenz alles reibungslos verläuft. Unabhängig davon, ob es sich um eine Präsenz-, virtuelle oder hybride Konferenz handelt, ist eine reibungslose Logistik der Schlüssel zu einem nahtlosen Erlebnis.
Bei Präsenzveranstaltungen ist die Logistik eine große Herausforderung. Sie müssen den Transport des Personals, den Versand und Aufbau von Ausstattung, Beschilderung und anderen Materialien, das Catering, die Fahrpläne der lokalen Verkehrsmittel, die Unterbringung der Teilnehmer, Referenten und anderer Stakeholder, die Einrichtung der Sponsoren- und Ausstellerstände und vieles mehr im Blick behalten.
Virtuelle Konferenzen lassen sich einfacher organisieren. Testen Sie Ihre Technik im Voraus, richten Sie so viele Inhalte und Backend-Funktionen wie möglich im Voraus ein, geben Sie klare Hinweise für den Zugang zur Plattform und stellen Sie technischen Support bereit, um eventuelle Probleme zu beheben.
Hybride Events bieten den Teilnehmern natürlich das Beste aus beiden Welten, was bedeutet, dass Sie sowohl die Logistik für Präsenzveranstaltungen als auch für virtuelle Events organisieren müssen.
Schritt 9: Begeistern Sie die Teilnehmer mit interaktiven Elementen
Integrieren Sie interaktive Elemente wie Frage-Antwort-Runden, Live-Umfragen und Networking-Aktivitäten, um die Teilnehmer während des gesamten Events aktiv einzubinden. Bei virtuellen Konferenzen sollten Sie den Einsatz von virtuellen Breakout-Räumen, Live-Chats, Abstimmungen und Umfragen in Betracht ziehen, um ein stärkeres Engagement zu fördern.
Schritt 10: Sammeln Sie Feedback, bewerten Sie den ROI und ziehen Sie Änderungen für die Zukunft in Betracht
Sammeln Sie nach der Konferenz Feedback von den Teilnehmern über Umfragen nach dem Event, um den Erfolg des Events zu bewerten. Sammeln Sie während der Konferenz Daten und wandeln Sie diese in Daten-Insights um, damit Ihr Team versteht, was gut funktioniert hat und was Sie für zukünftige Events verbessern können.
Vergessen Sie nicht, Follow-up-E-Mails zu versenden, soziale Medien zu nutzen, um Höhepunkte des Events zu teilen, und die Beziehungen und Kontakte zu pflegen, die Sie während des Events aufgebaut haben.
Die an Ihrem Event beteiligten Stakeholder werden eine Aufschlüsselung Ihrer Erfolge und Misserfolge wünschen. Seien Sie daher darauf vorbereitet, einen Nachbericht zum Event sowie einen Plan zur Verbesserung zukünftiger Events vorzulegen.
Schritt 11: Nutzen Sie eine Konferenzmanagement-Software
Realistisch betrachtet sollte die Organisation Ihrer Event-Technologie der erste Schritt sein, da diese dazu beitragen kann, alle anderen Schritte im Prozess einfacher, effizienter und sogar kostengünstiger zu gestalten.
Mit der richtigen Konferenzmanagement-Software können Sie nicht nur Ihren Planungsprozess, sondern auch die Durchführung und Auswertung Ihres Events optimieren. Diese Tools können Ihnen bei der Suche nach Veranstaltungsorten, der Registrierung, der Terminplanung, dem Teilnehmermanagement, der Nachverfolgung von Leads, dem Erfassen von Feedback und sogar bei der Entscheidung über das Format und das Thema Ihres Events auf der Grundlage früherer Veranstaltungsdaten helfen.
Vorbereitung: vor dem Event
Der Erfolg einer Konferenz hängt von einer gründlichen Vorbereitung ab, die lange vor dem Event beginnt. Für Eventplaner und Marketingfachleute ist es in der Vorbereitungsphase unerlässlich, die Grundlagen zu schaffen, damit am Tag des Events alles reibungslos abläuft. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wesentlichen Aufgaben vor der Konferenz – betrachten Sie diese als Ihre Checkliste für die Organisation der Konferenz.
Legen Sie klare Ziele fest
Bevor Sie sich mit der Logistik befassen, sollten Sie definieren, was Sie mit Ihrer Konferenz erreichen möchten. Ob es darum geht, die Markenbekanntheit zu steigern, Leads zu generieren oder einen Bildungswert zu bieten –klare Zieleprägen jeden Aspekt Ihres Planungsprozesses.
Entwickeln Sie ein umfassendes Budget und eine Eventstrategie
Die Budgetierung ist eine wichtige Aufgabe, die frühzeitig im Planungsprozess angegangen werden muss. Beginnen Sie mit einer Kostenschätzung für wichtige Elemente wie Veranstaltungsort, Referenten, Marketing, Technik und Catering. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Teil Ihres Budgets für unerwartete Ausgaben einplanen. Ein gut geplantes Budget hilft, finanzielle Fallstricke zu vermeiden, und stellt sicher, dass alle Aspekte der Konferenz abgedeckt sind.
Erstellen Sie einen detaillierten Projektzeitplan
Bei der Planung einer Konferenz sollten Sie einen Zeitplan für die Konferenzplanung erstellen. Dieser Zeitplan dient als detaillierte Roadmap, die alle Aspekte Ihrer Konferenz abdeckt. Listen Sie alle wichtigen Aufgaben und Meilensteine auf, die bis zum Event erledigt werden müssen, darunter:
- Budgetverteilung
- Buchung der Location
- Festlegung der Referenten
- Erstellung von Inhalten
- Start von Marketingkampagnen
- Versand von Einladungen
- Technische Anforderungen
- Logistikplanung
- Notfallpläne
Sichern Sie sich wichtige Partnerschaften
Identifizieren und sichern Sie wichtige Partnerschaften frühzeitig. Dazu gehören:
- Sponsoren
- Anbieter
- Referenten
- Aussteller
Legen Sie für jeden Meilenstein und jede Aufgabe Fristen fest und überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt, um auf Kurs zu bleiben.
Entwerfen Sie ein ansprechendes Programm
Erstellen Sie einen Konferenzplan, der informative Sessions, Networking-Möglichkeiten und interaktive Elemente ausgewogen miteinander verbindet. Erwägen Sie die Einbindung von:
- Keynote-Vorträgen
- Podiumsdiskussionen
- Breakout-Sessions
- Workshops
- Networking-Möglichkeiten
- Wellness-Pausen
- Gesellschaftlichen Veranstaltungen
Es ist wichtig, dass das Programm reibungslos abläuft und für jede Aktivität ausreichend Zeit sowie einige Pausen eingeplant sind.
Stellen Sie Ihr Referentenprogramm zusammen
Die Qualität Ihrer Referenten kann den Erfolg Ihrer Konferenz erheblich beeinflussen. Namhafte Referenten können ein größeres Publikum anziehen und den Status Ihres Events erhöhen. Beginnen Sie damit, Branchenexperten und Vordenker zu identifizieren, die zu den Themen Ihrer Konferenz passen. Kontaktieren Sie diese rechtzeitig im Voraus und stellen Sie sicher, dass Sie klare Erwartungen und Anforderungen kommunizieren.
Erstellen Sie einen Marketingplan
Die Vermarktung Ihrer Konferenz ist entscheidend, um Teilnehmer zu gewinnen. Entwickeln Sie eine Multi-Channel-Marketingstrategie und nutzen Sie ansprechende Grafiken, überzeugende Botschaften und eine gezielte Ansprache, um Aufmerksamkeit zu erzeugen. Ihre Marketingideen für die Konferenz sollten so weit wie möglich auf Ihr Thema und Ihre Branche abgestimmt sein, um Teilnehmer effektiv anzusprechen.
Bereiten Sie die Eventmaterialien vor
Von Event-Badges bis hin zum Konferenzprogramm sollte alles auf Ihrer Checkliste für Eventmaterialien frühzeitig vorbereitet werden. Stellen Sie sicher, dass das gesamte Branding einheitlich ist und zu den Themen Ihrer Konferenz passt. Achten Sie außerdem darauf, dass die Materialien für die Teilnehmer leicht zugänglich sind.
Bereiten Sie Ihr Team vor
Ein gut vorbereitetes Team ist für einen reibungslosen Ablauf Ihres Events unerlässlich. Stellen Sie Ihr Eventteam zusammen und weisen Sie es ein:
- Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu
- Führen Sie Schulungen durch
- Erstellen Sie detaillierte Ablaufpläne für das Event
- Planen Sie Meetings und Proben vor dem Event
- Buchen Sie Reisen und Unterkünfte
Überprüfen Sie Ihre Technologie
Ihre Technologie spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer Konferenz, insbesondere bei virtuellen und hybriden Events. Führen Sie gründliche Tests aller Systeme durch, einschließlich Registrierungsplattformen, Präsentationsgeräten und Live-Streaming-Diensten. Stellen Sie bei Präsenzveranstaltungen sicher, dass die audiovisuelle Ausrüstung, das WLAN und andere technische Ressourcen in einem optimalen Zustand sind. Halten Sie Notfallpläne für den Fall unvorhergesehener Störungen bereit.
Stimmen Sie sich mit Anbietern und Lieferanten ab
Die Auswahl der richtigen Anbieter ist für den Erfolg eines Events von grundlegender Bedeutung. Entscheiden Sie, welche Arten von Anbietern Sie benötigen, und erstellen Sie eine Liste mit bevorzugten Eventlieferanten, die auf Qualität und Zuverlässigkeit geprüft wurden. Dazu können folgende Kategorien gehören:
- Audiovisuelle Dienstleistungen
- Catering
- Transport
- Dekoration
- Unterhaltung
- Sicherheit
Eine sorgfältige Logistikplanung ist für reibungslose Abläufe mit Ihren Anbietern unerlässlich. Dazu gehören die Koordination von Lieferterminen und Aufbauzeiten sowie die Sicherstellung, dass alle erforderlichen Geräte und Materialien vor Ort und für den großen Tag einsatzbereit sind.
Lassen Sie sich alle Details rechtzeitig im Voraus von Ihren Lieferanten bestätigen. Richten Sie klare Kommunikationskanäle ein, um kurzfristige Änderungen oder Probleme zu bewältigen, die auftreten können.
Berücksichtigen Sie die Anforderungen an die Barrierefreiheit
Bei virtuellen, hybriden und Präsenzveranstaltungen müssen Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer so umfassend wie möglich an Ihrem Event teilnehmen können. Das bedeutet, dass Sie die Anforderungen an die Barrierefreiheit berücksichtigen müssen, darunter:
- Behindertengerechte Ein- und Ausgänge, Toiletten usw. an Ihrem Veranstaltungsort
- Klare Beschilderung in verschiedenen Sprachen, um die Orientierung an Ihrem Veranstaltungsort zu erleichtern
- Barrierefreie Transportmöglichkeiten zu und von Ihrem Event
- Audiovisuelle Hilfsmittel für Personen mit Sprach-, Hör- und Sehbeeinträchtigungen
- Geschultes Personal, das bei allen Anforderungen vor Ort behilflich sein kann
Der große Tag: während der Konferenz
Am Tag der Konferenz machen sich Ihre sorgfältige Planung und fachmännische Organisation bezahlt. Jetzt kommt es darauf an, dass das Event reibungslos abläuft, die Teilnehmer ein positives Erlebnis haben und unerwartete Herausforderungen schnell und effektiv bewältigt werden.
Sorgen Sie für einen reibungslosen Check-in und eine einfache Badge-Erstellung
Von dem Moment an, in dem die Teilnehmer Ihr Event betreten oder sich auf Ihrer virtuellen Plattform anmelden, sollten sie ein nahtloses, stressfreies Erlebnis haben. Bei Präsenzveranstaltungen bedeutet dies, dass Sie sicherstellen müssen, dass der Check-in vor Ort und der Badge-Druck einfach durchzuführen sind und keine Engpässe verursachen.
Hier kommt die Technologie ins Spiel. Mithilfe von Selbstbedienungs-Check-in-Kiosken können die Teilnehmer schnell selbst einchecken und sogar ihre Badges auf Wunsch ausdrucken. Das bedeutet, dass Sie keine Kisten mit gedruckten Ausweisen durchsuchen oder den Namen jedes Teilnehmers in einer alphabetischen Liste suchen müssen – alles läuft automatisch ab!
Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugriff auf die Konferenzagenda haben
Heutzutage erwarten Teilnehmer, dass Konferenzen eine mobile Event-App bieten, mit der sie auf die Agenda der Konferenz zugreifen, ihre Sessions verfolgen, Meetings mit anderen Teilnehmern organisieren und vieles mehr tun können.
Sie müssen in letzter Minute eine Änderung an der Agenda vornehmen? Kein Problem. Sobald Sie die Änderung vorgenommen haben, wird sie in den Apps Ihrer Teilnehmer angezeigt. Sie können sogar Benachrichtigungen versenden, um die Teilnehmer zeitnah über Änderungen zu informieren.
Stimmen Sie sich mit den Referenten und Moderatoren ab
Vergewissern Sie sich, dass alle Referenten und Moderatoren bereit sind und über alle benötigten Materialien und Geräte verfügen. Beauftragen Sie einen Session-Host oder Moderator, der die Referenten vorstellt, die Frage-und-Antwort-Runden leitet, die Teilnehmer bei Laune hält und dafür sorgt, dass Ihre Sessions planmäßig und pünktlich ablaufen.
Bemühen Sie sich um reibungslose Übergänge zwischen den Sessions und planen Sie ausreichend Zeit für den Auf- und Abbau der Ausrüstung ein, ohne dass es zu Verzögerungen kommt. Ziel ist es, den Konferenzteilnehmern einen nahtlosen Übergang zwischen den Aktivitäten zu ermöglichen.
Fördern Sie Networking und das Teilnehmer-Engagement
Bei Konferenzen geht es ebenso sehr um Networking und den Aufbau von Beziehungen wie um das Lernen. Schaffen Sie Gelegenheiten für die Teilnehmer, Kontakte zu knüpfen, sei es durch spezielle Networking-Sessions, interaktive Workshops oder gezielte Pausen.
Nutzen Sie Konferenzmanagement-Software, um das Kontakteknüpfen zu erleichtern, indem Sie es den Teilnehmern ermöglichen, Einzelmeetings zu verabreden oder an Diskussionsgruppen teilzunehmen. Setzen Sie bei virtuellen Konferenzen auf Chatrooms, Foren und virtuelle Lounges, um die Interaktion zu fördern.
Beobachten und gehen Sie auf die Bedürfnisse der Teilnehmer ein
Die Zufriedenheit und das Engagement der Teilnehmer haben oberste Priorität. Beauftragen Sie Mitarbeiter, die überall am Veranstaltungsort präsent sind und den Teilnehmern bei Fragen oder Problemen zur Seite stehen. Sie können auch eine Hotline für Fragen vor Ort, eine FAQ-Seite in Ihrer Event-App und Mitarbeiter an strategischen Touchpoints bereitstellen, um den Teilnehmern bei der Orientierung zu helfen.
Bieten Sie virtuellen Teilnehmern Live-Support bei technischen Problemen und Fragen an und überwachen Sie die virtuellen Sessions, um Störungen im Streaming oder bei den Interaktionsfunktionen zu vermeiden.
Überwachen Sie Catering und Gästebetreuung
Bei Präsenzkonferenzen spielen Catering- und Hospitality-Dienstleistungen eine entscheidende Rolle für die Teilnehmerzufriedenheit. Stellen Sie sicher, dass sich die Teilnehmer gut betreut fühlen und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis wahrnehmen.
Berücksichtigen Sie bei der Planung der Menüs Allergien sowie Einschränkungen und Vorlieben bei der Ernährung. Das Personal sollte jederzeit verfügbar sein, um bei Problemen zu helfen oder bei Bedarf Nachschub zu liefern.
Überwachen Sie Feedback in Echtzeit und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor
Feedback in Echtzeit ist von unschätzbarem Wert, um sofortige Verbesserungen vorzunehmen. Die Erstellung von Social-Media-Hashtags für Ihr Event kann eine hervorragende Strategie sein, um zu verfolgen, wie sehr die Teilnehmer ihr Eventerlebnis genießen.
Umfragen und andere Formen des direkten Teilnehmerfeedbacks können Ihnen ebenfalls dabei helfen, den Erfolg jeder einzelnen Session und die allgemeine Stimmung auf der Konferenz einzuschätzen. Wenn Probleme festgestellt werden, sollten Sie schnell handeln, um diese zu beheben. Dabei kann es sich um einfache Änderungen wie die Anpassung der Raumtemperatur oder um aufwendigere Maßnahmen wie die Behebung eines Problems mit der Untertitelanzeige handeln.
Bereiten Sie sich auf Unvorhergesehenes vor
Unabhängig davon, wie gut eine Konferenz geplant ist, werden unerwartete Herausforderungen auftreten. Seien Sie mit Notfallplänen für häufige Probleme wie Absagen von Referenten, technische Störungen, Stromausfälle, Personalprobleme oder medizinische Notfälle von Teilnehmenden. Mit einem Krisenmanagementplan können Sie beruhigt sein, dass Sie auf unvorhergesehene Situationen ruhig und methodisch reagieren können.
Nachbereitung: Bewertung der Konferenz
Nun ist es an der Zeit, zu ermitteln, was gut funktioniert hat und was nicht. Idealerweise haben Sie über verschiedene Kanäle Feedback gesammelt und können nun die Rohdaten auswerten. Betrachten Sie die Nachbereitung als Gelegenheit, um zu lernen und Ihr nächstes Event noch erfolgreicher zu gestalten.
Nehmen Sie sich Zeit, um wichtige Kennzahlen zu analysieren, darunter:
- Anzahl der Registrierungen
- Teilnahmequoten
- Teilnahme an den einzelnen Sessions
- Gebuchte Termine
- Engagement in den sozialen Medien
- Feedback aus Umfragen
- Gesamtumsatz
- Sponsoreneinnahmen und allgemeiner ROI
- Generierte Leads
Bei virtuellen Konferenzen sollten Sie folgende Kennzahlen überprüfen:
- Anzahl der Registrierungen
- Live-Stream-Teilnahme für jede Session
- Chat-Aktivität
- Umfragen und Q&A-Aktivität
- Abrufraten für On-Demand-Inhalte
- Engagement in den sozialen Medien
- Feedback aus Umfragen
- Gesamtumsatz
- Sponsoreneinnahmen und allgemeiner ROI
- Generierte Leads
Vergleichen Sie die Zahlen, um festzustellen, inwieweit sie mit Ihren Vorhersagen und Zielen vor der Konferenz übereinstimmen. Anhand vorab festgelegter KPIs und der Auswertung aller verfügbaren Daten können Sie feststellen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.
Weitere zu berücksichtigende Aspekte sind:
- Bewertung der Referenten: Analysieren Sie die Teilnahmequoten an den Sessions, die Verweildauer der Teilnehmer und das Feedback im Anschluss an die Sessions, um zu verstehen, wie gut die einzelnen Referenten angekommen sind.
- Interesse an den Sessions: Genauso wie Sie Ihre Referenten bewerten, sollten Sie auch analysieren, wie gut Ihre Session-Themen und -inhalte angekommen sind, indem Sie die gleichen Arten von Teilnahme- und Feedback-Daten auswerten.
- Logistische Leistung: Gab es Probleme hinsichtlich der Abläufe? War Ihre Online-Plattform zuverlässig? Haben Ihre Strategien zur Vermeidung und Behebung technischer Probleme funktioniert? Gab es unvorhergesehene Probleme mit der Location oder verlief alles reibungslos?
- Erfolg von Marketing und Werbung: Analysieren Sie Kennzahlen wie organischen Website-Traffic, App-Nutzung, E-Mail-Öffnungsraten, Reichweite in sozialen Medien und Konversionsraten für bezahlte Anzeigen. Notieren Sie, welche Marketingkanäle sich in Bezug auf die Steigerung der Teilnehmerzahlen und des Engagements am meisten ausgezahlt haben. Überprüfen Sie auch den Erfolg der Kampagnen von Sponsoren und anderen Partnern, um festzustellen, inwieweit deren Marketing zum Erfolg Ihres Events beigetragen hat.
Führen Sie eine Finanzprüfung durch
Haben Sie Ihren angestrebten Return on Investment (ROI) erreicht und sind Sie innerhalb des Budgets geblieben? Vergleichen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben mit Ihrem Budget und notieren Sie alle Bereiche, in denen die Kosten die Erwartungen überstiegen haben, sowie Fälle, in denen Sie Ressourcen einsparen konnten.
Überprüfen Sie die Einnahmequellen wie Ticketverkäufe, Sponsoring und Anbietergebühren, um die Gesamtrentabilität zu ermitteln.
Führen Sie eine Nachbesprechung mit Ihrem Team durch
Halten Sie nach der Konferenz eine Nachbesprechung mit Ihrem Eventmanagement-Team ab. Fördern Sie eine offene Diskussion darüber, was gut gelaufen ist und welche Herausforderungen es gab. Dokumentieren Sie diese Einblicke für die Zukunft und nutzen Sie sie, um die Planung zukünftiger Events zu verbessern.
Vergessen Sie nicht, die harte Arbeit Ihres Teams zu würdigen, und besprechen Sie Bereiche, in denen zusätzliche Schulungen oder Ressourcen von Vorteil sein könnten.
Danken Sie Referenten, Sponsoren und Teilnehmern
Ein wichtiger Schritt in der Nachbereitungsphase ist es, denjenigen zu danken, die zum Erfolg Ihrer Konferenz beigetragen haben. Bemühen Sie sich, diese Interaktionen persönlich zu gestalten, wertvolle Beiträge hervorzuheben und Diskussionspunkte, die während des Events aufgekommen sind, weiterzuverfolgen.
Für die Teilnehmer kann eine gut formulierte Dankes-E-Mail einen großen Beitrag dazu leisten, positive Beziehungen aufrechtzuerhalten, zur zukünftigen Teilnahme zu motivieren und sicherzustellen, dass die Teilnehmer auch nach dem Event weiterhin mit Ihrer Marke interagieren.
Erwägen Sie, im Rahmen Ihrer Nachbereitung die Höhepunkte des Events, wichtige Erkenntnisse und gegebenenfalls Links zu den Aufzeichnungen des Events zu teilen.
