INTRODUCCIÓN
Cartagena, Colombia, es conocida por su ciudad amurallada de época colonial y su costa caribeña. Hoy, también está emergiendo rápidamente como un destino de primer nivel para reuniones e incentivos. El gerente general, Alejandro Manfredonio, ve este cambio de primera mano en el InterContinental Cartagena de Indias, donde ahora entre el 35 % y el 40 % de los ingresos por alojamiento provienen de grupos.
A pesar de la fuerte demanda, Cartagena aún está ausente de muchos rankings de los principales destinos de reuniones en Latinoamérica, dominados por ciudades de México, Costa Rica, las Bahamas y Aruba. Para Alejandro, esta brecha representa tanto un desafío como una oportunidad: “Podemos tener nuestra parte justa. Pero para eso, necesitamos adoptar la tecnología” para llegar a los compradores internacionales donde realmente buscan sedes para sus eventos: en línea.
El InterContinental Cartagena ha aprendido a atraer más oportunidades calificadas de grupos internacionales a través de Cvent Supplier Network (CSN), a optimizar la gestión de bloques de habitaciones para sus crecientes bodas destino y eventos sociales con Cvent Passkey, y a usar datos y automatización para aumentar la eficiencia y mantenerse competitivo en un mercado emergente de negocio de grupos.
DESAFÍO
Cartagena ofrece lo que muchos planners dicen que buscan hoy: experiencias inmersivas, logística compacta y una sólida infraestructura hotelera y de centros de convenciones. La ciudad puede albergar eventos de hasta 7.000 personas en tres centros de convenciones, además de una robusta red de hoteles y sedes no tradicionales en el centro histórico.
El InterContinental Cartagena opera 285 habitaciones y puede acoger eventos de hasta 700 asistentes. Sin embargo, la visibilidad global se quedaba atrás frente al potencial del destino. Alejandro cita un artículo de Skift que muestra millones de dólares en negocio de reuniones que fluyen hacia Latinoamérica y el Caribe en 2024… sin que Cartagena siquiera aparezca entre los principales destinos. Para cambiar esto, sabía que su hotel y el destino en general debían encontrarse con los planners internacionales en los canales donde ellos buscan.
Si queremos llegar a esos compradores calificados, también tenemos que aprender y usar las herramientas donde se están creando esas conexiones.
Si el proceso de cotización, propuesta y operación, y la forma en que usamos las herramientas tecnológicas, no se alinean con las expectativas de estos meeting planners, la ecuación se rompe. Esto podría hacer que perdamos competitividad frente a otros destinos que quizá estén un poco más profesionalizados en ese aspecto.
SOLUCIÓN
Publicidad en Cvent Supplier Network y Cvent Passkey para el éxito integral de los grupos
Alejandro recurrió a Cvent para abordar tanto la captación de más leads calificados como su gestión eficiente.
Herramientas como [Cvent] Diamond Plus y Two Diamond, que nosotros también tenemos como hotel, son fundamentales. Esto ayuda al hotel a ganar mayor visibilidad y nos permite llegar a aquellas cuentas que son importantes para nosotros, porque sabemos que podemos lograr una mayor participación, especialmente en el mercado corporativo de EE. UU.
Le decimos a la pareja que podemos crear una página de destino personalizada que resalte los aspectos que son importantes para ellos. De esta manera, cada persona realiza su propia reserva y tenemos la tranquilidad de que toda la autogestión termina en nuestro sistema. Cvent tiene las herramientas para que seamos más eficientes y tengamos más tiempo para cumplir nuestro propósito de conectar con las personas.
RESULTADOS
Leads de mayor calidad, ingresos incrementales y más tiempo para centrarse en los huéspedes
El InterContinental Cartagena da prioridad a responder a las RFP de forma completa y eficiente, lo que les permite construir relaciones más sólidas con profesionales de eventos de alto valor y asegurar más negocio de grupos para la propiedad. En 2025, mantuvieron una tasa de respuesta del 96 % y un tiempo medio de respuesta de tres horas, muy por delante del referente de cuatro días que muchos organizadores esperan. El 77 % de las RFP que recibieron provenían de organizadores que no habían solicitado previamente propuestas al hotel, lo que refuerza la convicción de Alejandro de que la calidad y el encaje de los leads generados por Cvent justifican seguir invirtiendo.
Desde mi perspectiva, hay dos ROIs. El primero es evidentemente el de prospección y cómo se alimenta el pipeline de ventas. El segundo es la eficiencia en el tiempo de los procesos operativos típicos, que permitirá que su equipo se conecte más con los clientes o dedique más tiempo a otras tareas que beneficiarán la operación.
MEJORES PRÁCTICAS
Alejandro ve a Cvent no solo como una plataforma, sino como un socio estratégico para impulsar tanto su hotel como el destino en general. Considera que la tecnología es esencial para mantener el ritmo en una industria donde “Si el entorno avanza y usted no se adapta al mismo ritmo, se quedará atrás.” Debido a este compromiso, planea trabajar aún más estrechamente con su equipo y con las propiedades de toda la ciudad para aprovechar las capacidades de upsell de Passkey, la publicidad en CSN y las nuevas herramientas de IA con el fin de aumentar aún más los ingresos y la eficiencia.
A medida que la demanda global de eventos presenciales continúa creciendo y los organizadores dependen cada vez más de la tecnología para la búsqueda de sedes, los hoteles que combinen una fuerte presencia digital con operaciones eficientes y centradas en el huésped destacarán. El InterContinental Cartagena de Indias demuestra cómo un hotel —y un destino— pueden usar Cvent para reclamar su lugar en ese escenario global.
Para sus colegas en toda América Latina, su mensaje es:
- Inviertan en visibilidad digital donde los organizadores realmente buscan sedes.
Modernicen la gestión de alojamiento con herramientas como Cvent Passkey. Apóyense en las capacitaciones virtuales y comunidad de soporte de Cvent para seguir las mejores prácticas en sus respuestas a los RFPs recibidos en la plataforma.
Consideren la compra de tecnología como una inversión, no como un gasto, ya que es una inversión que puede recuperarse muchísimas veces cuando se usa de forma estratégica.
ESPACIO PARA REUNIONES
1022 metros cuadrados
HABITACIONES DE HUÉSPEDES
285
UBICACIÓN
Cartagena, Colombia
DESAFÍO
- Los planificadores esperan respuestas a RFP más rápidas y personalizadas mientras se enfrentan a costos de evento en aumento y presupuestos más ajustados.
- Los procesos tradicionales y manuales limitaban el alcance del hotel con planificadores internacionales y ralentizaban las operaciones.
- Sin herramientas modernas, Cartagena corre el riesgo de perder negocio frente a destinos que se presentan de forma más profesional en línea.
SOLUCIÓNES
- El hotel invirtió en CSN Diamonds, Diamond Plus y Suggested Ads para aumentar la visibilidad y atraer planificadores calificados.
- Cvent Passkey reemplazó las hojas de cálculo con sitios de reserva de autoservicio, automatizando bloques de habitaciones complejos para grupos y bodas.
- Las herramientas de Cvent (por ejemplo, Planner Navigator, Response Automation) respaldan una prospección más inteligente y propuestas más rápidas.
RESULTADOS
- El hotel recibió al menos 120 leads de alta calidad a través de Cvent, que se convirtieron en más de 120.000 dólares en ingresos a mitad de año 2025.
- Passkey generó una eficiencia significativa (ahorro de 3 a 4 horas por evento) y alrededor de 50.000 dólares en ingresos incrementales por ventas adicionales y estancias prolongadas el año pasado.
- El hotel mantiene indicadores sólidos en la gestión de RFPs, con una tasa de respuesta de ~96 %, una tasa de pujas de ~87 % y tiempos de respuesta promedio inferiores a 3 horas.
