Der Event-Lebenszyklus bezieht sich auf die verschiedenen Phasen, die ein Event durchläuft, angefangen bei der frühen Event-Planung bis hin zur Bewertung nach dem Event. Jede dieser Phasen spielt eine wichtige Rolle für das Gesamtergebnis des Events.
Egal, ob Sie gerade erst am Anfang Ihrer Karriere in der Eventplanung stehen oder schon eine Weile dabei sind, die Phasen der Event-Planung können überwältigend sein. Es ist nicht gerade hilfreich, dass viele Event-Teams in Wirklichkeit nur aus ein oder zwei Personen bestehen, die versuchen, die Arbeit eines gesamten Teams zu leisten.
Wenn Sie nach Tipps zur Event-Planung suchen, die Ihnen bei der Bewältigung der verschiedenen Phasen der Event-Planung helfen, müssen Sie verstehen, was der gesamte Event-Lebenszyklus beinhaltet und wie Sie Ihre Strategie in jeder Phase optimieren können.
Was ist ein Event-Lebenszyklus?
Der Event-Lebenszyklus bezieht sich auf die verschiedenen Phasen eines Events, von der Planung und Vorbereitung bis hin zur Durchführung und Auswertung. Er umfasst alle Aspekte eines Events, einschließlich Budgetplanung, Marketing, Logistik, Nachbereitung des Events und mehr.
Phasen des Event-Lebenszyklus
Der Event-Management-Lebenszyklus besteht aus drei grundlegenden Phasen: vor dem Event, während des Events und nach dem Event. Alle Schritte innerhalb eines Event-Lebenszyklusmodells fallen unter eine dieser drei Phasen.
Obwohl die Aufgaben innerhalb dieser Event-Phasen von Event zu Event variieren können und möglicherweise nicht vollständig mit dem unten aufgeführten Beispiel für den Event-Lebenszyklus übereinstimmen, kann jede Planungsphase im Allgemeinen mithilfe von Checklisten für die Event-Planung in überschaubare und vorhersehbare Aufgaben unterteilt werden.
Vor dem Event: Die Planungsphase
Der Erfolg Ihres Events hängt von der gesamten Arbeit ab, die Sie in der Planungsphase leisten. Dies ist die längste Phase des Event-Lebenszyklus. Im Allgemeinen umfassen Ihre Aufgaben vor dem Event Folgendes:
Festlegung Ihrer Event-Ziele, Ihres Zeitplans und Ihres Budgets
Warum veranstalten Sie dieses Event? Was erhoffen Sie sich davon? Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele und der gewünschte Event-ROI klar definiert sind, und behalten Sie diese Aspekte im Blick, während Sie den Event-Lebenszyklus durchlaufen.
Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihres Event-Budgets, wie Sie Ihre Ausgaben mit den erwarteten Einnahmen aus dem Event in Einklang bringen können. Ihr Budget muss wahrscheinlich Folgendes umfassen:
- Mietkosten für Veranstaltungsorte und Nebenkosten oder Kosten für die Event-Plattform
- Anbieter und Lieferanten
- Unterkünfte und Hotelzimmerkontingente
- Event
- Check-in und andere Lösungen vor Ort
- Marketing und Werbung
- Personal und Logistik
Auswahl eines Event-Formats
Unabhängig davon, ob Ihr Schwerpunkt auf der Planung von Firmenveranstaltungen oder erlebnisorientierten Events liegt, erfordern unterschiedliche Veranstaltungsarten unterschiedliche Formate. Bei der Entscheidung zwischen einer Präsenzveranstaltung, einem virtuellen Event oder einer Hybridveranstaltung sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen.
Virtuelle Events sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Zielgruppe über die Personen hinaus zu erweitern, die vor Ort sind oder zu einer Präsenzveranstaltung anreisen können. Hybridveranstaltungen bieten natürlich das Beste aus beiden Welten – eine größere Reichweite kombiniert mit persönlichen Begegnungen –, sind jedoch auch eine kostenintensivere Option. Ihre Event-Ziele und Ihr Budget helfen Ihnen dabei, das beste Format für Ihr Event zu bestimmen.
Auswahl des Datums und einer Location (bzw. einer virtuellen Plattform)
Was kommt zuerst, die Location oder der Termin des Events? Das hängt tatsächlich von Ihrer Flexibilität ab. Wenn Sie eine Präsenzveranstaltung organisieren, sollten Sie idealerweise mehrere mögliche Termine im Hinterkopf haben. Auf diese Weise haben Sie bei der Suche nach Veranstaltungsorten eine größere Auswahl, und möglicherweise ist eine Location, die Ihnen besonders gut gefällt, nur an Ihrem zweitpräferierten Termin verfügbar.
Berücksichtigen Sie bei der Suche nach Veranstaltungsorten unbedingt die Größe Ihres Events, die Art der Sessions und andere Programmpunkte, erforderliche und gewünschte Ausstattungsmerkmale sowie technologische Anforderungen.
Wenn Sie ein virtuelles Event organisieren, ist die Auswahl eines Termins etwas einfacher. Ihre Termine hängen nur von Feiertagen und davon ab, was für Sie am besten passt. Jedoch müssen Sie den Zeitpunkt Ihres Events so wählen, dass er für Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen geeignet ist.
Zusammenstellung von Referenten und Inhalten
Die Inhalte Ihres Events sind ein zentraler Bestandteil der Planung – sie sind es, die den Großteil Ihrer Teilnehmer anziehen werden. Füllen Sie Ihre Agenda mit Themen und Referenten, von denen Sie wissen, dass Ihre Zielgruppe sie nicht verpassen möchte, und nutzen Sie jede Gelegenheit, um Ihr Event von anderen in Ihrer Branche abzuheben.
Gewinnung von Sponsoren und Event-Partnern
Eine Möglichkeit, Einnahmen für Ihr Event zu generieren, ist die Gewinnung von Event-Sponsoren. Diese wichtigen Partnerschaften bieten nicht nur direkte Einnahmen, sondern auch den zusätzlichen Vorteil der Cross-Promotion. Wenn Ihre Sponsoren ihre Präsenz bei Ihrem Event bewerben, fördern sie gleichzeitig auch Ihr Event und Ihre Marke.
Indem Sie Ihre Sponsoren in Ihren Marketingkampagnen bewerben, haben Sie umgekehrt den Vorteil, deren Marke zu nutzen, um Teilnehmer anzuziehen.
Werbung für Ihr Event
Event-Marketing ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Events. Schließlich ist der erste Schritt hin zu einer regen Teilnahme, sicherzustellen, dass die Menschen von Ihrem Event erfahren. Hier müssen Sie sorgfältig überlegen, wie Sie Ihr Event-Branding gestalten, welche Marketingkanäle am effektivsten sind und wie Sie eine Online-Präsenz für Ihr Event aufbauen, die dazu beiträgt, dass es sich gewissermaßen selbst verkauft.
Zu den Werbekanälen können gehören:
- Event-Website und Registrierungsseiten
- E-Mail-Marketing-Kampagnen
- Webinare
- Soziale Medien
- Marketingkanäle der Sponsoren
- Soziale Medien der Referenten
- Pressemitteilungen und mediale Aufmerksamkeit
Planung der Logistik
Die Event-Logistik kann komplex sein – schließlich gibt es viel zu tun, um sicherzustellen, dass die Location für die Teilnehmer bereit ist und das gesamte Programm reibungslos abläuft.
Bei der Planung Ihrer Event-Logistik müssen Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
- Personalbedarf sowie Anreise und Unterbringung für die Mitarbeiter
- Technischer Bedarf, einschließlich der Lieferung und Installation der für die einzelnen Sessions, Veranstaltungsaktivitäten usw. erforderlichen Technologie.
- Materialien, die verpackt und zu und von Ihrem Event transportiert werden müssen
- Ausrüstung vor Ort für ein effizienteres Event-Erlebnis, wie z. B. Check-in- und Badge-Druck-Kioske
- Anforderungen an den Veranstaltungsort für Auf- und Abbau
- Anforderungen an Speisen und Getränke
Während des Events: Die Durchführungsphase
In der Durchführungsphase werden Ihre Event-Ideen zum Leben erweckt. Während des Events müssen Sie den Ablauf kontinuierlich steuern, um alles möglichst reibungslos am Laufen zu halten. Wenn Sie jedoch im Vorfeld ausreichend Zeit in die Logistik und Strategie investiert haben, sind Sie gut vorbereitet.
Zu Ihren Aufgaben am Tag des Events gehören in der Regel:
Sicherstellung eines reibungslosen Check-in-Prozesses
Der Check-in-Bereich ist der erste Eindruck, den die Teilnehmer von Ihrem Event erhalten. Daher sollten Sie den Prozess so reibungslos, einladend und einfach wie möglich gestalten. Versuchen Sie, Engpässe beim Check-in auf ein Minimum zu reduzieren, indem Sie ausreichend Mitarbeiter einsetzen und schnelle Check-in- und Badging-Technologien, scanbare QR-Codes für Registranten oder Tablets für eine schnelle Namenssuche einsetzen.
Erfassung von Teilnahme und Engagement
Die richtige Event-Technologie kann Ihnen helfen, alle teilnahmebezogenen Daten in Echtzeit zu erfassen und zu organisieren. Wenn Teilnehmer RFID-Badges tragen, können Sie nachvollziehen, wohin sie sich wann bewegen, was sich hervorragend für Teilnehmer-Tracking und Engagement-Scoring eignet – zwei entscheidende Komponenten bei der Bewertung des Event-Erfolgs.
Mit dem Scannen von Badges können Sie nicht nur einzelne Teilnehmer tracken, sondern auch sehen, welche Sessions am beliebtesten sind, welche Ausstellerstände die meiste Aufmerksamkeit auf sich ziehen, welche Aktivitäten die meisten Teilnehmer anziehen und vieles mehr.
Förderung des Networkings
Ein Hauptziel vieler Messen, Kongresse und anderer Events ist es, Kontakte zu knüpfen. Neben Networking-Aktivitäten während Ihres Events und dem Einsatz von Terminplanungssoftware, die Ihren Teilnehmern hilft, Kontakte zu knüpfen, sollten Sie die Teilnehmer gezielt zu den Ausstellern, Sessions und Aktivitäten führen, die ihren Interessen und Bedürfnissen am besten entsprechen.
Überwachung der Sicherheit von Events
Sie sollten einen Plan für die Veranstaltungssicherheit für alle Eventualitäten haben. Wenn Sie Sicherheitspersonal engagiert haben oder mit Ihrer Location zusammenarbeiten, um die Sicherheit zu gewährleisten, sollten Sie regelmäßig nachfragen und eine Berichtsstruktur einrichten, um sicherzustellen, dass alle Vorfälle schnell bearbeitet werden.
Logistik nochmals überprüfen
Alle Elemente, die Sie so sorgfältig geplant haben, müssen während des Events miteinander harmonieren, aber das verläuft nicht immer reibungslos. Es liegt an Ihnen, Notfallpläne für den Fall vorzusehen, dass etwas schiefgeht.
Von defekten Mikrofonen und verspäteten Rednern bis hin zu fehlendem Kaffee um 9 Uhr morgens – behalten Sie im Blick, was funktioniert und was im Verlauf Ihres Events Aufmerksamkeit erfordert.
Nach dem Event: Die Analysephase
Das Event ist vorbei. Atmen Sie tief durch, aber nur kurz. Machen Sie sich dann bereit, alle Ihre Event-Daten zu erfassen und zu analysieren, damit Sie den ROI Ihres Events messen und darüber berichten können.
Nach Abschluss Ihres Events ist es an der Zeit, sich auf Folgendes zu konzentrieren:
Feedback sammeln
Sie haben möglicherweise eigene Vorstellungen darüber, was bei einem Event gut funktioniert hat und was nicht, aber es ist ebenso wichtig, die Perspektive der Teilnehmer, Referenten, Sponsoren und anderer Stakeholder einzuholen.
Versenden Sie nach Abschluss Ihres Events Online-Umfragen, um zu erfahren, was ihnen gefallen hat oder nicht und was sie sich in Zukunft wünschen. Suchen Sie nach Daten-Insights, die Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen für zukünftige Events zu treffen.
Event-Daten erfassen und analysieren
Hoffentlich haben Sie Ihre Event-Daten mithilfe Ihrer Event-Software die ganze Zeit über automatisch erfasst. Nun ist es an der Zeit, alles zusammenzuführen, um das Gesamtbild zu erhalten. Berücksichtigen Sie bei der Auswertung der verfügbaren Daten Ihre Ziele und Leistungskennzahlen (KPIs). Welche Datenpunkte helfen Ihnen, nachzuweisen, dass Sie diese Ziele erreicht oder sogar übertroffen haben?
Erstellen eines Berichts nach dem Event
Verwenden Sie Ihre Event-Daten und das Feedback, um einen umfassenden Bericht nach dem Event zu erstellen, der einen präzisen Überblick über Ihr Event sowie Ihre Erkenntnisse aus den erhobenen Daten liefert. Mithilfe dieses Berichts können Sie in der letzten Phase des Event-Lebenszyklus den ROI Ihres Events nachweisen.
Nachbesprechung des Events zum ROI-Nachweis
Um diesen Event-Lebenszyklus abzuschließen, führen Sie eine Nachbesprechung mit Ihrem Team und den wichtigsten Stakeholdern durch. Gehen Sie den Bericht durch und besprechen Sie, was gut funktioniert hat, was nicht und was Sie beim nächsten Mal anders machen könnten, um Ihr Event noch besser zu gestalten. Teilen Sie mit, ob Ihre Event-Ziele ausreichend erreicht wurden und wie der ROI Ihres Events aussieht – von den Einnahmen bis zu den Engagement-Kennzahlen.
Aufbau Ihres Event-Technologie-Stacks
Die Bedeutung von Event-Technologie für ein erfolgreiches Eventprogramm kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. 89 % der Unternehmen, die Event-Technologie einsetzen, geben an, dass sie damit etwa 200 Stunden pro Jahr einsparen.
Natürlich muss es die passende Lösung sein. G2 hat kürzlich herausgefunden, dass
67,4 % der Event-Planer ihre Event-Software im Jahr 2024 gewechselt haben oder planen, sie zu wechseln. Möglicherweise haben sie neue geschäftliche Anforderungen, die ihre aktuelle Event Management Software nicht erfüllen kann, oder sie benötigen eine Lösung, die einfacher zu bedienen und an veränderte Anforderungen anpassbar ist. In jedem Fall ist es wichtig, Ihre Technologie sorgfältig auszuwählen.
Die Planung von Events ist bereits anspruchsvoll genug, ohne dass man zusätzlich mit unflexibler Event-Technologie arbeiten oder verschiedene Lösungen mühsam zusammenstellen muss. So wie eine Phase des Event-Managements nahtlos in die nächste übergeht, sollte auch die Event Management Software, die Sie einsetzen, dafür sorgen, dass Ihre Daten nahtlos weiterfließen. Das kann den Unterschied ausmachen zwischen einem Event-Lebenszyklus, der alle Schritte reibungslos durchläuft, und einem, der ins Stocken gerät.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Event-Planungszyklus?
Der Event-Planungszyklus ist der Prozess der Planung und Steuerung von Events und umfasst Recherche, Koordination, Durchführung und Auswertung.
Was ist der Event-Management-Prozess?
Der Event-Management-Prozess umfasst drei verschiedene Phasen: Planung, Durchführung und Bewertung. Während dieses Prozesses müssen Eventplaner ihre gesamte Event-Management-Checkliste durchgehen, um den Erfolg ihrer Events sicherzustellen.
Was sind die Phasen des Event-Managements?
Die Phasen des Event-Managements umfassen die Planung, Durchführung und Bewertung.
